Policy smart working 2026: regole e obblighi per le PMI
Policy smart working 2026: cosa prevede la Legge 34/2026, informativa annuale sui rischi, comunicazione entro 5 giorni, sanzioni e cosa scrivere per la tua PMI.
Nel 2026 una policy di smart working non è più un documento facoltativo da tenere nel cassetto. Dal 7 aprile è in vigore la Legge 34/2026, la legge annuale sulle PMI, che rende penalmente sanzionata la mancata informativa annuale sui rischi del lavoro agile. A questo si sommano le regole già note: accordo individuale scritto, comunicazione al Ministero del Lavoro entro 5 giorni, diritto alla disconnessione. In questa guida trovi cosa prevede oggi la normativa, cosa scrivere nella policy aziendale e come organizzare gli adempimenti senza rincorrere nessuno.
TL;DR
- Dal 7 aprile 2026 devi consegnare, almeno una volta l’anno, un’informativa scritta sui rischi del lavoro agile al lavoratore e al RLS: se manca, la sanzione è penale.
- La comunicazione al Ministero del Lavoro va inviata entro 5 giorni dall’inizio o dalla modifica del periodo di smart working; l’accordo individuale si conserva per 5 anni.
- L’accordo individuale resta obbligatorio e deve indicare tempi di riposo e misure per la disconnessione.
- La policy aziendale è il documento che mette ordine: chi può lavorare da remoto, con quali strumenti, in quali fasce orarie e come si registrano le presenze.
- Verificare la prestazione è lecito, sorvegliare il lavoratore con software invasivi no: il confine va scritto nero su bianco.
Indice
- Cosa cambia nel 2026 con la Legge 34/2026
- Le regole che restano: accordo, comunicazione, conservazione
- Accordo individuale e policy aziendale: a cosa serve ciascuno
- Cosa scrivere nella policy smart working
- L’informativa annuale sui rischi: come prepararla
- Presenze, controllo e disconnessione: dove passa il confine
- Gli errori più frequenti nelle PMI
- Il nostro punto di vista
- Gestire presenze e smart working con HRpro
- Domande frequenti
- Fonti
Cosa cambia nel 2026 con la Legge 34/2026
La Legge 11 marzo 2026, n. 34, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026, è la prima legge annuale dedicata espressamente alle piccole e medie imprese. Tra le sue misure ce n’è una che tocca direttamente chi ha dipendenti in lavoro agile: la sicurezza dello smart worker entra a pieno titolo nel sistema sanzionatorio del Testo Unico sulla sicurezza, il D.Lgs. 81/2008.
In pratica, come riassume l’analisi dello studio legale K&L Gates, la legge rafforza gli obblighi di salute e sicurezza del datore di lavoro verso chi lavora da remoto. I punti chiave sono tre:
- Informativa scritta annuale: va consegnata almeno una volta l’anno al lavoratore agile e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
- Contenuto specifico: l’informativa deve descrivere i rischi generali e quelli specifici legati al lavoro fuori dai locali aziendali.
- Sanzioni penali: secondo la ricostruzione pubblicata da Repubblica Economia e Finanza, chi non adempie rischia l’arresto da 2 a 4 mesi o un’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.
L’obbligo vale per tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni. Non c’è un’esenzione per chi ha pochi dipendenti o un solo collaboratore in smart working.
Perché riguarda soprattutto le PMI
Lo smart working in Italia è diffuso ma non in modo uniforme. Nel 2025 oltre 3,6 milioni di lavoratori hanno svolto almeno parte dell’attività da remoto, mentre nelle PMI il ricorso al lavoro agile è calato del 7,7% su base annua, secondo i dati riportati da Repubblica. Una delle cause indicate è la difficoltà a gestire la compliance.
Nelle piccole imprese lo smart working nasce spesso in modo informale: un accordo a voce, un giorno a settimana da casa, nessun documento. Con le regole del 2026 questo approccio espone il titolare a una responsabilità personale diretta.
Le regole che restano: accordo, comunicazione, conservazione
La Legge 34/2026 non sostituisce la disciplina esistente, la completa. La base resta la Legge 81/2017, che definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del lavoro subordinato, senza precisi vincoli di orario o di luogo.
L’accordo individuale
L’articolo 19 della Legge 81/2017 stabilisce che l’accordo va stipulato per iscritto e deve regolare:
- l’esecuzione della prestazione svolta fuori dai locali aziendali;
- le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro;
- gli strumenti utilizzati dal lavoratore;
- i tempi di riposo;
- le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione.
L’accordo può essere a termine o a tempo indeterminato. Se è a tempo indeterminato, il recesso richiede un preavviso di almeno 30 giorni, con un termine più lungo per i lavoratori con disabilità.
La comunicazione al Ministero del Lavoro
Per i datori di lavoro privati, il Ministero del Lavoro indica che la comunicazione obbligatoria va inviata tramite il portale Servizi Lavoro entro 5 giorni dall’inizio del periodo di lavoro agile o dalla sua modifica. Non serve più allegare l’accordo individuale, ma l’azienda deve conservarlo per 5 anni.
Se la comunicazione manca, la sanzione amministrativa va da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato. Con dieci dipendenti non comunicati, la cifra cresce in fretta.
Il quadro degli adempimenti in una tabella
| Adempimento | Quando | Chi lo riceve | Cosa rischi se manca |
|---|---|---|---|
| Accordo individuale scritto | Prima di iniziare | Lavoratore | Irregolarità amministrativa, problemi di prova |
| Comunicazione obbligatoria | Entro 5 giorni dall’inizio o dalla modifica | Ministero del Lavoro | Da 100 a 500 € per lavoratore |
| Conservazione dell’accordo | Per 5 anni | Archivio aziendale | Difficoltà in caso di ispezione |
| Informativa scritta sui rischi | Almeno una volta l’anno | Lavoratore e RLS | Arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 € |
Per alcune categorie di dipendenti che hanno una corsia preferenziale nell’accesso al lavoro agile, la priorità resta valida anche per il 2026. Verifica con il tuo consulente del lavoro quali richieste devi esaminare con precedenza.
Accordo individuale e policy aziendale: a cosa serve ciascuno
Sono due documenti diversi, e confonderli è uno degli errori più comuni.
- L’accordo individuale è obbligatorio per legge, si firma con ogni singolo lavoratore e fissa le sue condizioni: giorni, luogo, strumenti, riposi, disconnessione, durata.
- La policy aziendale è il regolamento interno che vale per tutti. Definisce i criteri generali, le procedure e le responsabilità. Rende coerenti gli accordi e ti evita di riscrivere le stesse regole ogni volta.
Una buona policy rende gli accordi più brevi: l’accordo rimanda alla policy per gli aspetti comuni e si concentra su ciò che è personale. Quando aggiorni una regola, la cambi in un solo posto e la comunichi a tutti.
Cosa scrivere nella policy smart working
Ecco le voci che una policy completa dovrebbe coprire nel 2026. Adattale alla tua realtà: un modello generico non regge a un’ispezione.
- Ambito e destinatari: quali ruoli possono lavorare da remoto e quali no, con criteri oggettivi.
- Procedura di richiesta: come il dipendente chiede lo smart working, chi approva, in quanti giorni arriva la risposta, come si gestiscono le richieste prioritarie.
- Giorni e frequenza: quanti giorni a settimana o al mese, se fissi o a rotazione, come si pianificano.
- Luogo di lavoro: requisiti minimi del luogo scelto, limiti per l’estero, divieti per luoghi non idonei.
- Fasce di reperibilità e disconnessione: in quali orari il lavoratore deve essere raggiungibile e in quali ha diritto a non rispondere.
- Registrazione delle presenze: come si registra l’inizio e la fine della giornata, come si segnalano assenze, permessi e malattia.
- Strumenti e dotazioni: pc, telefono, connessione, chi li fornisce, chi ne risponde, regole di uso.
- Sicurezza e salute: rinvio all’informativa annuale, formazione, cosa fare in caso di infortunio.
- Privacy e sicurezza dei dati: gestione di documenti riservati, password, reti Wi-Fi pubbliche.
- Rimborsi e buoni pasto: se e come vengono riconosciuti nei giorni da remoto, secondo il contratto collettivo applicato.
- Recesso e modifiche: come si sospende o si chiude lo smart working, con quali preavvisi.
- Comunicazioni obbligatorie: chi in azienda invia la comunicazione al Ministero e chi conserva gli accordi.
Il punto 12 sembra burocrazia, ma è quello che salta più spesso. Indica un nome e un ruolo, non “l’ufficio”.
L’informativa annuale sui rischi: come prepararla
L’informativa è il cuore della novità 2026. Secondo l’approfondimento di Repubblica, in caso di ispezione un modulo standard scaricato da internet non basta: il documento deve essere personalizzato sull’azienda, aggiornato ogni anno e consegnato in modo tracciabile, ad esempio via PEC.
Un metodo pratico in sei passaggi:
- Coinvolgi il tuo RSPP e il medico competente, se presente: sono le figure che conoscono il tuo Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).
- Mappa i rischi fisici: postura, uso prolungato del videoterminale, illuminazione, impianti elettrici domestici, cadute.
- Mappa i rischi psicosociali: iperconnessione, isolamento, confusione tra tempo di lavoro e tempo personale.
- Indica le misure di prevenzione: pause, configurazione della postazione, fasce di disconnessione, canali per segnalare problemi.
- Consegna al lavoratore e al RLS con un sistema che lasci traccia della data di ricezione.
- Fissa la scadenza dell’anno successivo nel calendario aziendale, insieme a ogni nuova attivazione di smart working.
Per i rischi psicosociali hai uno strumento ufficiale. Ad aprile 2025 l’INAIL ha pubblicato un modulo contestualizzato al lavoro da remoto da integrare nella valutazione dello stress lavoro-correlato. Integrarlo non è obbligatorio, ma gli esperti lo considerano essenziale per prevenire contenziosi e infortuni. L’approccio raccomandato è partecipativo: lavoratori e RLS contribuiscono a definire le misure.
Se hai dubbi su come classificare un rischio specifico, ad esempio un dipendente che lavora spesso da luoghi diversi dalla propria abitazione, chiedi al tuo RSPP prima di consegnare il documento.
Presenze, controllo e disconnessione: dove passa il confine
Lo smart working non cancella il potere del datore di lavoro di organizzare e verificare la prestazione. Cambia il modo in cui lo esercita.
La distinzione da tenere a mente è tra verifica della prestazione, lecita, e controllo a distanza dell’attività, che senza accordo sindacale o autorizzazione è vietato. Come ricorda Repubblica, non puoi usare software di monitoraggio invasivo o screenshot automatici del desktop.
Cosa puoi fare, in concreto:
- chiedere di registrare inizio e fine della giornata lavorativa;
- fissare obiettivi, scadenze e momenti di confronto;
- definire fasce di reperibilità, inserendole nella policy e nell’informativa;
- raccogliere le ore lavorate su progetti o commesse per la rendicontazione.
Ogni strumento che tratta dati del lavoratore, anche una semplice app per timbrare, va descritto nell’informativa privacy e nella policy: quali dati raccoglie, quando e per quale scopo. Se usi la geolocalizzazione, limitala al momento della timbratura e fai valutare la configurazione al tuo consulente del lavoro o al DPO.
La disconnessione come regola organizzativa
L’avvocato Francesco Antonio La Badessa, citato da Repubblica, invita a vedere la disconnessione come un’opportunità e non solo come un onere: chi riesce davvero a staccare produce di più e lascia l’azienda meno spesso. Nella policy traduci il principio in regole chiare: nessuna email o chat attesa fuori fascia, eccezioni solo per emergenze definite, nessuna conseguenza per chi non risponde nel tempo di riposo.
Gli errori più frequenti nelle PMI
Questi sono i punti deboli che si incontrano più spesso:
- Smart working “di fatto”: il dipendente lavora da casa senza accordo scritto né comunicazione al Ministero.
- Informativa copiata: un modulo generico, mai adattato ai rischi reali e mai consegnato al RLS.
- Nessuna scadenza: l’informativa viene consegnata una volta e poi dimenticata.
- Presenze su fogli Excel o chat: dati sparsi, difficili da ricostruire e da trasmettere a chi elabora le paghe.
- Accordi non archiviati: in caso di ispezione non si trovano, o non si trova l’ultima versione.
Molte PMI non hanno un ufficio HR strutturato e il titolare si trova a gestire da solo norme, scadenze e documenti. In questi casi può aiutare affiancare al consulente del lavoro una figura manageriale a tempo parziale: qui trovi i vantaggi concreti di un fractional manager per le PMI. Per l’archivio, invece, parti da una regola semplice: un fascicolo digitale per dipendente, con accordo, comunicazione e informative datate. La nostra guida all’archiviazione dei documenti HR spiega come impostarlo.
Il nostro punto di vista
Lavoriamo ogni giorno con titolari di PMI, uffici HR e consulenti del lavoro. Quello che vediamo è che lo smart working raramente fallisce per la legge: fallisce per la gestione quotidiana. Le regole del 2026 sono più severe, ma sono anche chiare. Il problema è applicarle ogni mese, per ogni dipendente, senza perdere un passaggio.
Per questo crediamo che una policy funzioni solo se è collegata agli strumenti che le persone usano davvero. Se la policy dice che il dipendente registra l’inizio della giornata, deve poterlo fare dal telefono in pochi secondi. Se dice che le richieste si approvano entro una certa data, il responsabile deve vederle in un’unica dashboard. Se dice che le presenze arrivano corrette alle paghe, i dati non devono passare da tre fogli di calcolo.
La compliance non sostituisce il consulente del lavoro o l’RSPP: li aiuta a lavorare su dati ordinati. Scrivi la policy con loro, poi automatizza ciò che si ripete. Abbiamo raccolto i processi che conviene automatizzare per primi nella guida su cosa automatizzare davvero nella gestione HR di una PMI.
— Ufficio
Gestire presenze e smart working con HRpro
Se vuoi che la tua policy smart working diventi una procedura quotidiana, HRpro riunisce in un’unica app le funzioni che servono:
- timbrature da smartphone con verifica GPS, utili anche nei giorni da remoto;
- gestione di presenze, ferie, permessi e malattia con richieste e approvazioni dall’app;
- dashboard in tempo reale per vedere in ogni momento chi è in servizio e chi è assente;
- timesheet su commesse per rendicontare le ore di chi lavora a obiettivi;
- rimborsi e trasferte, buoni pasto e report pronti per il consulente del lavoro, con tracciati compatibili con i software paghe.
Il piano base costa 50 € al mese, più una licenza da 3 a 5 € al mese per dipendente. Il modulo Timesheet e Commesse parte da 30 € al mese. La configurazione è inclusa senza costi di attivazione, puoi attivare o disattivare i moduli in autonomia e iniziare con una prova gratuita. Trovi tutti i dettagli nella pagina prezzi di HRpro.
Domande frequenti
La policy smart working è obbligatoria per legge?
La policy aziendale come regolamento interno non è imposta da una norma specifica. Sono invece obbligatori l’accordo individuale scritto, la comunicazione al Ministero del Lavoro e, dal 7 aprile 2026, l’informativa annuale sui rischi. La policy è lo strumento più semplice per tenere insieme questi obblighi in modo coerente.
Ogni quanto va consegnata l’informativa sui rischi?
Almeno una volta l’anno, al lavoratore agile e al RLS. Conviene consegnarla anche a ogni nuova attivazione di smart working e ogni volta che cambiano in modo rilevante le condizioni di lavoro. Usa un canale che provi la data di ricezione, come la PEC.
Cosa succede se non invio la comunicazione entro 5 giorni?
Rischi una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato. La comunicazione va fatta anche quando il periodo di lavoro agile viene modificato. Se hai un ritardo, parlane subito con il tuo consulente del lavoro per regolarizzare la posizione.
Posso controllare l’orario di chi lavora da casa?
Puoi chiedere di registrare inizio e fine della giornata e verificare i risultati, nel rispetto delle fasce di reperibilità e della disconnessione. Non puoi usare software di monitoraggio invasivo, come screenshot automatici dello schermo. Descrivi sempre gli strumenti usati nella policy e nell’informativa privacy.
La Legge 34/2026 vale anche per chi ha pochi dipendenti?
Sì. L’obbligo di informativa annuale riguarda tutti i datori di lavoro, a prescindere dalle dimensioni. Basta un solo dipendente in smart working perché l’adempimento sia dovuto.
Fonti
- Smart working, nuova era: numeri, novità normative, diritto di disconnessione, Repubblica Economia e Finanza
- Smart working, Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
- Modulo INAIL contestualizzato al lavoro da remoto e all’innovazione tecnologica
- Smart Working: New Rules and Sanctions for Italian Employers, K&L Gates
- Smart working e sicurezza: gli obblighi della Legge 34/2026, NormativeSicurezza
- Legge 22 maggio 2017, n. 81, testo aggiornato
- Lavoro agile: la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro
- Smart working 2026: cos’è, novità, cosa prevede la legge, TiConsiglio
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