INGENIA S.r.l. · Via Vasto 29, 83100 Avellino (AV) · P.IVA 02883500643 · hrpro.cloud/condizioni
Versione 1.1
Nelle presenti Condizioni generali i termini che seguono hanno questo significato.
Servizio: il gestionale online HRpro per la gestione del personale, nella configurazione di piano e di moduli attivata dal Cliente. Comprende, secondo i moduli attivi, la rilevazione delle presenze e delle timbrature (dall'app, con la posizione del telefono, o dai tablet con lettore NFC), ferie, permessi e altre assenze, trasferte e rimborsi, spese, documenti e cedolini con presa visione e firma, turni, comunicazioni e bacheca, report ed esportazioni per il consulente del lavoro, le altre funzioni descritte su hrpro.cloud, l'app per i dipendenti installabile sul telefono e le funzioni di intelligenza artificiale. Ingenia: INGENIA S.r.l., fornitore del Servizio. Cliente: l'impresa o il professionista che attiva l'abbonamento con la propria partita IVA. Utenti: le persone a cui il Cliente dà accesso al Servizio (amministratori, dipendenti, collaboratori e consulenti esterni abilitati, ad esempio il consulente del lavoro). Dati del Cliente: i dati e i documenti inseriti o generati nel Servizio dal Cliente e dai suoi Utenti. Tablet: i dispositivi di timbratura con lettore NFC, con i relativi badge, forniti da Ingenia a noleggio o in vendita. Area Abbonamento: la sezione del Servizio in cui il Cliente gestisce dipendenti pagati, moduli, tablet a noleggio, pagamenti e disdetta (hrpro.cloud/azienda/hr/abbonamento).
Le presenti Condizioni generali regolano l'abbonamento al Servizio tra INGENIA S.r.l., Via Vasto 29, 83100 Avellino (AV), P.IVA 02883500643, REA AV 189959, PEC postmaster@pec.ingenia.cloud, e il Cliente.
Il Servizio è riservato a chi agisce nell'esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale e non è destinato ai consumatori.
Il Servizio è fornito in modalità SaaS, cioè accessibile via internet senza installazioni presso il Cliente, con le funzioni del piano e dei moduli attivi, come descritte su hrpro.cloud. Alcune funzioni si appoggiano a servizi di terzi, ad esempio i servizi di mappe e di calcolo dei percorsi, le notifiche sul telefono o il calendario di posta del Cliente. L'acquisto dei Tablet e dei badge è regolato dalle condizioni indicate al momento dell'ordine.
Il contratto si conclude online. Il Cliente compila il modulo di registrazione e accetta le presenti Condizioni. Approva in modo specifico le clausole indicate all'articolo 29 confermandole con il codice personale (PIN) ricevuto via email, che vale come firma elettronica semplice. Infine inserisce un metodo di pagamento sulla pagina sicura di Stripe.
Ingenia conserva una registrazione della firma (data e ora, indirizzo IP, browser, email, versione e impronta del testo accettato) e invia al Cliente una copia delle Condizioni firmate in PDF all'indirizzo email indicato. Le Condizioni in vigore sono sempre consultabili e scaricabili su hrpro.cloud/condizioni.
Alla prima attivazione il Cliente ha diritto a un periodo di prova gratuito. La prova dura di norma 7 giorni, prolungabile da Ingenia. Ingenia può concedere una prova di durata maggiore, ad esempio per esigenze di configurazione, per una promozione o su accordo con il Cliente, e può prolungare una prova già in corso dandone comunicazione via email. In ogni caso la durata effettiva della prova e la data del primo addebito sono quelle indicate al Cliente al momento dell'attivazione e confermate nelle email di attivazione e di benvenuto o, in caso di proroga, nella comunicazione di proroga.
La prova è concessa una sola volta per azienda e Ingenia può negarla o limitarla, ad esempio per prevenire usi abusivi.
Per attivare la prova è richiesto un metodo di pagamento valido, ma durante la prova non viene addebitato nulla. Durante la prova il Cliente può usare il Servizio con le funzioni del piano scelto e disdire in qualsiasi momento senza alcun costo.
Prima della fine della prova Ingenia invia al Cliente un'email di promemoria con la data e l'importo del primo addebito e le istruzioni per disdire.
Al termine della prova, se il Cliente non ha disdetto, l'abbonamento prosegue automaticamente come abbonamento mensile a pagamento. Il primo canone viene addebitato sul metodo di pagamento indicato, all'importo riportato nel riepilogo di attivazione.
L'abbonamento si rinnova automaticamente ogni mese per un altro mese, alla stessa data, con addebito anticipato del canone, finché il Cliente non lo disdice secondo l'articolo 15. Non ci sono durate minime né vincoli, salvo quanto previsto all'articolo 7 per i Tablet a noleggio.
Il canone mensile dipende dal numero di dipendenti indicato, dai moduli attivi e dagli eventuali Tablet a noleggio, secondo il listino pubblicato su hrpro.cloud/prezzi. Gli importi sono indicati al netto dell'IVA, che si aggiunge nella misura di legge.
Adeguamento ISTAT. Il canone e tutti i corrispettivi sono aggiornati automaticamente una volta l'anno, a partire dal 1° gennaio, in misura pari al 100% della variazione in aumento dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo per l'intera collettività (NIC) registrata nei 12 mesi precedenti. La prima volta l'adeguamento si applica dal 1° gennaio successivo all'attivazione. L'aggiornamento non richiede il consenso del Cliente: Ingenia lo comunica via email prima che sia applicato e lo addebita dal primo rinnovo mensile successivo alla comunicazione. Se l'indice diminuisce o resta invariato, il canone non cambia. Resta salva la facoltà del Cliente di disdire in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 15.
I pagamenti sono gestiti da Stripe, attraverso la piattaforma di incasso di Ingenia, con addebito automatico sul metodo di pagamento indicato. Ingenia non conserva i dati della carta. Per ogni canone Ingenia emette fattura elettronica. Il Cliente può aggiornare il metodo di pagamento e consultare i pagamenti dal portale pagamenti raggiungibile dall'Area Abbonamento.
In caso di ritardato pagamento sono dovuti gli interessi di mora previsti dal d.lgs. 231/2002 per le transazioni commerciali.
Il Cliente può aumentare il numero di dipendenti, aggiungere moduli o Tablet a noleggio in qualsiasi momento dall'Area Abbonamento. Le aggiunte sono attive da subito e il loro costo si somma al canone secondo il listino in vigore. Le riduzioni di dipendenti, moduli o Tablet hanno effetto sul canone dal rinnovo mensile successivo, senza rimborsi per il periodo già pagato. Il numero di dipendenti gestibili si riduce invece da subito e non può scendere sotto quello dei dipendenti già censiti nel Servizio.
Il noleggio dei Tablet ha una durata minima di 12 mesi dall'ultimo aumento: prima di questo termine il numero di Tablet a noleggio non può essere ridotto. I Tablet a noleggio restano di proprietà di Ingenia; alla riduzione o alla cessazione del noleggio il Cliente li restituisce, con i badge, secondo le indicazioni di Ingenia.
Il Cliente si impegna a:
(a) pagare il canone secondo le presenti Condizioni;
(b) dotarsi, e far dotare i propri Utenti, di dispositivi, browser aggiornati e connessione a internet adeguati all'uso del Servizio;
(c) usare il Servizio solo per la propria attività, per scopi leciti e secondo le presenti Condizioni;
(d) fornire dati veritieri, a partire dai dati di registrazione e di fatturazione, e tenerli aggiornati;
(e) informare i propri Utenti delle regole d'uso del Servizio e farle rispettare;
(f) rispettare le norme sul trattamento dei dati personali e sul lavoro: in particolare fornire ai dipendenti l'informativa sul trattamento dei loro dati, anche per la rilevazione della posizione al momento della timbratura e per i Tablet di timbratura, e ottenere, dove richiesto, l'accordo sindacale o l'autorizzazione previsti dall'art. 4 della legge 300/1970;
(g) curare in proprio gli adempimenti verso i lavoratori e gli enti, ad esempio il libro unico del lavoro, le buste paga, i versamenti e le comunicazioni obbligatorie, anche quando si avvale di dati o esportazioni del Servizio;
(h) caricare nel Servizio solo i dati e i documenti necessari: per la malattia, ad esempio, l'attestato senza diagnosi e non il certificato medico completo;
(i) se usa la funzione per le segnalazioni (whistleblowing), tenere conto che le segnalazioni sono visibili a tutti gli amministratori del Cliente nel Servizio e quindi abilitare come amministratori solo persone idonee a riceverle, informare i possibili segnalanti e valutare che il canale sia adeguato agli obblighi del d.lgs. 24/2023;
(j) esportare periodicamente e conservare per proprio conto una copia dei dati che gli sono necessari, con le funzioni di esportazione del Servizio;
(k) segnalare a Ingenia malfunzionamenti, anomalie o dati che ritiene errati appena ne viene a conoscenza e comunque entro 24 ore, con le informazioni utili a riprodurli;
(l) indicare il motivo di ogni correzione, inserimento o cancellazione di timbrature e conservare i documenti che la giustificano;
(m) rispettare gli obblighi che gli spettano come utilizzatore dei sistemi di IA: assicurare un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del personale che li usa (art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689), informare i lavoratori dell’uso dell’IA nei casi e nei modi previsti dall’art. 11 della legge 132/2025 e dall’art. 1-bis del d.lgs. 152/1997, e i candidati nell’informativa sul trattamento dei loro dati.
Il Servizio si usa con credenziali personali (email e password) per ciascun Utente. Il Cliente custodisce e fa custodire ai propri Utenti le credenziali con la massima riservatezza, non le cede a terzi e disattiva subito gli Utenti che non devono più accedere, ad esempio i dipendenti cessati. Lo stesso vale per i badge e i Tablet di timbratura. Il Cliente è responsabile di ogni uso del Servizio fatto con le proprie credenziali o con quelle dei suoi Utenti e avvisa subito Ingenia di qualsiasi accesso non autorizzato di cui venga a conoscenza.
Alcune funzioni del Servizio usano sistemi di intelligenza artificiale (IA) forniti anche da terzi. Ad esempio: la lettura dei cedolini caricati, per abbinarli al dipendente e ricavarne netto da pagare, costi e saldi di ferie e permessi; la lettura dei contratti e dei prospetti delle ore; la proposta dei turni di lavoro; la preparazione dei test di valutazione dei candidati. Per svolgere queste funzioni vengono inviati al fornitore di IA solo i dati e i documenti necessari all'operazione.
Il Cliente prende atto che i risultati prodotti dall'IA possono essere incompleti o errati. Per questo il Servizio li presenta come proposte o come dati da controllare. I dati letti dai cedolini non sostituiscono il cedolino né i conteggi del consulente del lavoro. Il Cliente resta responsabile della verifica dei risultati prima di usarli e delle decisioni prese sulla base di essi, oltre che della correttezza dei dati inseriti. Ingenia non risponde di errori dovuti a dati errati o incompleti forniti dal Cliente.
L'uso delle funzioni di IA deve essere ragionevole e coerente con l'attività del Cliente. In caso di utilizzi anomali, che possano compromettere la sicurezza o la disponibilità del Servizio, Ingenia può limitarne temporaneamente l'uso dandone notizia al Cliente. Ingenia può aggiornare o sostituire i sistemi di IA e i relativi fornitori per migliorare il Servizio.
Finalità prevista e supervisione umana. Le funzioni di IA del Servizio sono destinate a supportare compiti amministrativi: leggere documenti, proporre turni sulla base delle disponibilità e delle ore indicate dal Cliente, preparare le domande dei test. Non sono destinate a prendere o determinare decisioni su assunzione, selezione o valutazione dei candidati, promozioni, cessazioni, assegnazione dei compiti in base a comportamenti o caratteristiche personali, monitoraggio o valutazione delle prestazioni e dei comportamenti dei lavoratori, né a riconoscere emozioni o a classificare persone sulla base di dati biometrici. Nei test di valutazione l’IA prepara le domande: il punteggio è calcolato dal Servizio confrontando le risposte con quelle corrette e la scelta del candidato resta al Cliente. Ogni risultato dell’IA è sottoposto alla verifica e alla decisione di una persona del Cliente.
Il Cliente non usa le funzioni di IA, né i loro risultati, per finalità diverse da quelle descritte. Se lo fa, ne risponde in via esclusiva, compresi gli obblighi che il Regolamento (UE) 2024/1689 pone a carico di chi modifica la finalità prevista di un sistema di IA o lo usa in un ambito ad alto rischio. Restano a carico del Cliente gli obblighi che gli spettano come utilizzatore, indicati all’articolo 8.
Ingenia fornisce assistenza da remoto al numero 0825 1620027 e all'indirizzo ingenia@processi.cloud, nei giorni e negli orari lavorativi. Per risolvere una segnalazione Ingenia può avere bisogno di informazioni tecniche e di accedere, con il consenso del Cliente, all'ambiente del Cliente nel Servizio. Restano esclusi gli interventi sui dispositivi e sulle reti del Cliente. Formazione, configurazioni personalizzate e servizi su misura sono regolati da accordi separati.
Il Servizio è aggiornato di continuo. Ingenia può migliorare, modificare o sostituire funzioni, interfacce e tecnologie, anche per adeguarle a nuove norme, purché le funzioni principali del piano pagato dal Cliente restino disponibili. Se una modifica elimina una funzione principale, Ingenia lo comunica con almeno 30 giorni di preavviso e il Cliente può disdire prima, senza alcun costo. Salvo dolo o colpa grave, Ingenia non risponde dei danni derivanti dagli aggiornamenti.
Alcune funzioni possono essere indicate come in anteprima, sperimentali o in preparazione. Sono messe a disposizione senza alcuna garanzia, anche di assistenza, possono essere modificate o interrotte in qualsiasi momento e il Cliente le usa a proprio rischio.
Ingenia compie ogni ragionevole sforzo per mantenere il Servizio disponibile con continuità e lo ripristina nel minor tempo possibile in caso di interruzione. Il Servizio è fornito nello stato in cui si trova e con le funzioni via via disponibili: Ingenia non garantisce che sia ininterrotto o privo di errori, che sia adatto a scopi particolari del Cliente diversi da quelli descritti, né il raggiungimento di risultati o obiettivi del Cliente. Non sono previsti livelli di servizio garantiti né penali, salvo accordo scritto.
Il Servizio può essere sospeso o limitato:
(a) per interventi di manutenzione, possibilmente programmati fuori dall'orario lavorativo e, quando programmati, comunicati in anticipo;
(b) per ragioni urgenti di sicurezza o di integrità dei dati;
(c) per guasti dei centri dati, delle reti o dei fornitori terzi, o per altre cause non dipendenti da Ingenia;
(d) nei confronti di un Utente o del Cliente che violi le presenti Condizioni o la legge, limitatamente al tempo necessario a far cessare la violazione.
Durante una sospensione le timbrature fatte dai Tablet e dall'app possono non essere registrate: il Cliente le recupera con le funzioni di inserimento e correzione delle presenze.
Se un addebito non va a buon fine, Ingenia può sospendere o limitare l'accesso al Servizio fino al pagamento del canone dovuto. Durante la sospensione i dipendenti non possono usare il Servizio, timbrature comprese, mentre gli amministratori possono accedere alle funzioni essenziali, ad esempio per regolarizzare il pagamento ed esportare i dati. I Dati del Cliente restano conservati e l'accesso viene ripristinato appena il pagamento risulta regolare. Se il pagamento non viene regolarizzato entro 30 giorni, Ingenia può risolvere il contratto con comunicazione via email, fermo restando il diritto al canone maturato.
Il Cliente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento in autonomia dall'Area Abbonamento, oppure con una comunicazione scritta a ingenia@processi.cloud o via PEC a postmaster@pec.ingenia.cloud. La disdetta inviata per email o PEC ha effetto dal giorno in cui Ingenia la riceve: Ingenia la registra e ne invia conferma al Cliente. Se la disdetta avviene durante la prova gratuita, non viene addebitato nulla. Dopo la prova, la disdetta ha effetto alla fine del mese già pagato: fino a quella data il Servizio resta utilizzabile, poi non ci sono altri addebiti. Non sono previsti rimborsi per il mese in corso.
Ingenia può recedere dal contratto con almeno 30 giorni di preavviso via email, rimborsando la parte di canone già pagata e non goduta. Il recesso di Ingenia ha effetto immediato, senza rimborso, solo nei casi dell'articolo 16.
Ingenia può risolvere il contratto ai sensi dell'art. 1456 c.c., con comunicazione via email o PEC, se il Cliente o i suoi Utenti:
(a) usano il Servizio per scopi illeciti o in modo da arrecare danno a Ingenia, ad altri clienti o a terzi;
(b) cedono le credenziali a terzi non autorizzati o tentano di accedere ad aree e dati di altri clienti;
(c) violano l'articolo 19 (proprietà intellettuale) o l'articolo 22 (riservatezza);
(d) non regolarizzano i pagamenti nel termine dell'articolo 14.
Resta salvo il risarcimento del danno.
Alla cessazione del contratto, per qualsiasi causa, cessa l'accesso al Servizio. I Dati del Cliente restano conservati per 90 giorni, per consentire una riattivazione oppure, su richiesta del Cliente, l'esportazione dei dati in un formato elettronico di uso comune. Trascorso questo periodo Ingenia può cancellarli in modo definitivo, salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge a carico di Ingenia e le copie di sicurezza, che vengono sovrascritte secondo i normali cicli di backup.
Prima della cessazione il Cliente può esportare in autonomia i dati per cui il Servizio prevede l'esportazione, ad esempio le anagrafiche dei dipendenti, le presenze e i report in Excel o PDF, i documenti e i cedolini. Gli obblighi di conservazione dei documenti di lavoro (ad esempio libro unico del lavoro, cedolini, documentazione dei rapporti di lavoro e delle segnalazioni) restano a carico del Cliente come datore di lavoro: il Servizio non è un sistema di conservazione a norma e il Cliente conserva per proprio conto i documenti che deve tenere per legge.
Ingenia può modificare il listino o le presenti Condizioni, ad esempio per l'evoluzione tecnica e normativa del Servizio, dei costi dei fornitori o della propria organizzazione. Le modifiche sono comunicate al Cliente via email con almeno 30 giorni di preavviso e si applicano dal primo rinnovo successivo al preavviso. Se non le accetta, il Cliente può disdire prima che entrino in vigore, senza alcun costo. In mancanza di disdetta, le modifiche si intendono accettate. Le modifiche dovute a nuove norme o a esigenze di sicurezza possono essere applicate subito, dandone notizia al Cliente.
Il software, le app, le API, i sistemi di IA integrati, la documentazione, i marchi e ogni loro aggiornamento sono e restano di Ingenia o dei rispettivi titolari. Per la durata dell'abbonamento Ingenia concede al Cliente e ai suoi Utenti una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile, limitata all'uso del Servizio per l'attività del Cliente.
Il Cliente non può copiare, modificare, decompilare o tentare di ricavare il codice sorgente del Servizio, aggirarne le misure di sicurezza, rivenderlo, concederlo in uso a terzi o usarlo per realizzare prodotti concorrenti. Il Cliente dichiara di non essere un concorrente di Ingenia e di non usare il Servizio per monitorarne disponibilità, prestazioni o funzioni a fini concorrenziali. I Dati del Cliente restano di proprietà del Cliente.
Salvo i casi di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di Ingenia verso il Cliente per qualsiasi danno derivante dal Servizio è limitata all'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. Ingenia non risponde di danni indiretti o di mancati guadagni. Non risponde neppure dei danni causati da:
(a) uso non corretto del Servizio da parte del Cliente o dei suoi Utenti, o dati errati o incompleti da loro inseriti;
(b) risultati delle funzioni di IA usati dal Cliente senza verifica;
(c) malfunzionamenti di dispositivi, reti o connessioni del Cliente e dei suoi Utenti, compresi telefoni e servizi di localizzazione, uso di app, browser o sistemi operativi non aggiornati o non supportati, errori che Ingenia non riesce a riprodurre, o servizi di terzi non dipendenti da Ingenia;
(d) le sospensioni previste dagli articoli 13 e 14 e i fatti di forza maggiore dell'articolo 24-bis;
(e) i fatti indicati all'articolo 21-bis;
(f) perdita, alterazione o indisponibilità di dati, salvo dolo o colpa grave di Ingenia: il Cliente conserva copia dei dati che gli sono necessari secondo l'articolo 8;
(g) l'operato dei terzi a cui il Cliente dà accesso al Servizio o ai dati, o a cui li esporta, ad esempio il consulente del lavoro, il software paghe, i collaboratori esterni, i calendari e gli altri sistemi collegati;
(h) conseguenze aggravate dalla mancata o tardiva segnalazione di un malfunzionamento o di un dato errato secondo l'articolo 8.
Il Cliente resta responsabile delle decisioni prese con l'ausilio del Servizio, ad esempio retribuzioni e pagamenti degli stipendi, ferie, permessi e straordinari, turni, rimborsi, provvedimenti disciplinari e selezione del personale, e del rispetto delle norme che regolano i rapporti di lavoro.
Il Cliente tiene indenne Ingenia da qualsiasi pretesa, richiesta di risarcimento, sanzione o spesa, comprese le spese legali, avanzata da terzi in relazione all'uso del Servizio da parte del Cliente o dei suoi Utenti. Tra i terzi rientrano dipendenti, ex dipendenti, candidati, collaboratori, consulenti, organizzazioni sindacali, enti previdenziali e assicurativi, l'Ispettorato del lavoro, il Garante per la protezione dei dati personali e le altre autorità.
La manleva vale in particolare per:
(a) uso contrario alla legge o alle presenti Condizioni;
(b) controversie di lavoro e rapporti con il personale, compresi orari, presenze, ferie, permessi, provvedimenti disciplinari e cessazioni;
(c) retribuzioni, contributi, rimborsi e pagamenti, compresi gli importi dei bonifici preparati con il Servizio;
(d) controlli a distanza dei lavoratori e raccolta dei dati di posizione e di timbratura;
(e) dati inseriti senza averne il diritto, comprese le categorie particolari di dati;
(f) mancato rispetto degli obblighi del Cliente come titolare del trattamento dei dati personali e come destinatario delle segnalazioni del d.lgs. 24/2023;
(g) uso delle funzioni di IA o dei loro risultati per finalità diverse da quelle dell’articolo 10, o senza la verifica di una persona.
Uso da parte degli Utenti. Il Servizio è uno strumento di gestione che il Cliente usa sotto la propria esclusiva responsabilità, sia nelle funzioni amministrative (anagrafiche e contratti, presenze e loro correzioni, approvazione di ferie, permessi e spese, cedolini e file dei bonifici, documenti e firme, turni, rimborsi chilometrici, provvedimenti disciplinari, selezione del personale, gestione delle segnalazioni, report ed esportazioni per il consulente del lavoro) sia nelle funzioni usate dal personale (timbrature, richieste di ferie e permessi, trasferte e spese, presa visione e firma dei documenti, segnalazioni). Nei limiti consentiti dall'art. 1229 c.c., Ingenia non risponde:
(a) delle decisioni, degli errori, delle omissioni e dei comportamenti del Cliente e dei suoi Utenti, compresi i conteggi di ore, ferie, permessi, straordinari, rimborsi e retribuzioni e gli importi dei bonifici, che il Cliente verifica prima di usarli;
(b) di vertenze, contestazioni, sanzioni e ispezioni che coinvolgano il Cliente, i suoi Utenti o il suo personale;
(c) dei rapporti tra il Cliente e il proprio personale, compresi i controlli a distanza, i provvedimenti disciplinari, la gestione delle segnalazioni e le controversie di lavoro.
Ingenia non è parte di tali rapporti e non ha obblighi di sorveglianza o di intervento in tempo reale su quanto registrato nel Servizio.
Natura dei dati di presenza. Timbrature, orari, posizioni, chilometri e percorsi dipendono dai dispositivi del Cliente e dei suoi Utenti, ad esempio il telefono del dipendente o il Tablet, dalle correzioni fatte dagli amministratori e da servizi di terzi come le mappe. Le ore, i saldi e gli altri valori calcolati dal Servizio dipendono dalle impostazioni scelte dal Cliente e dai dati inseriti. Possono quindi essere imprecisi, incompleti o mancanti, ad esempio per copertura di rete o GPS, batteria, impostazioni o permessi del dispositivo. Sono forniti come supporto alla gestione: non sono certificati e non sostituiscono il libro unico del lavoro, i cedolini, i conteggi del consulente del lavoro né gli altri strumenti di rilevazione previsti dalla legge. Report e tracciati per il software paghe vanno verificati dal Cliente e dal suo consulente prima dell'uso.
Correzioni delle presenze. Le correzioni, gli inserimenti e le cancellazioni di timbrature e di altri dati di presenza fatti dagli amministratori o dagli altri Utenti abilitati sono atti del Cliente, compiuti sotto la sua esclusiva responsabilità. Ingenia non ne verifica la correttezza né la corrispondenza all'orario realmente lavorato e non risponde delle loro conseguenze nei rapporti di lavoro, anche in caso di vertenze o contestazioni. Il Servizio conserva uno storico delle modifiche (dato prima e dopo, Utente, data e ora, motivo) che il Cliente può consultare ed esportare in autonomia.
Regole di legge e contenuti informativi. Le regole normative e contrattuali applicate dal Servizio, ad esempio i limiti dei permessi della legge 104/1992, dei congedi e della maternità, le festività, i conteggi di ferie, permessi e straordinari e le tabelle ACI per i rimborsi chilometrici, sono un supporto alla gestione: possono non essere aggiornate alle ultime modifiche di legge o non corrispondere al contratto collettivo, agli accordi o agli usi applicati dal Cliente. Lo stesso vale per il manuale, le guide e gli altri contenuti informativi. Il Cliente e il suo consulente del lavoro ne verificano l'applicazione prima di usarle.
Nessun obbligo di fornire prove. Fuori dagli obblighi di legge, Ingenia non è tenuta a conservare oltre il normale funzionamento del Servizio, ricercare, estrarre, certificare o consegnare dati per vertenze, contestazioni o controversie del Cliente con il proprio personale o con terzi. Rientrano tra questi dati timbrature, posizioni, orari, richieste e approvazioni, documenti, firme e prese visione, comunicazioni, segnalazioni e registri di attività. Ingenia non è tenuta neppure a rilasciare dichiarazioni, perizie o testimonianze tecniche.
Il Cliente può consultare ed esportare in autonomia i dati disponibili nel Servizio finché il contratto è attivo, e li conserva a propria cura se gli servono come prova. Eventuali richieste di supporto in questo senso possono essere accettate da Ingenia a sua discrezione, a pagamento secondo preventivo.
Restano fermi gli obblighi di Ingenia verso l'autorità giudiziaria e le altre autorità competenti e l'assistenza dovuta al Cliente come responsabile del trattamento (articolo 23), nei limiti delle funzioni del Servizio.
Le parti mantengono riservate le informazioni non pubbliche dell'altra parte apprese nell'esecuzione del contratto, ad esempio dati commerciali, prezzi, clienti, fornitori e documentazione tecnica. Le usano solo per eseguire il contratto, salvo autorizzazione scritta dell'altra parte o obbligo di legge o di un'autorità. L'obbligo dura per tutto il contratto e per i 3 anni successivi alla sua cessazione.
Dati del Cliente come contraente. Ingenia tratta i dati del Cliente come contraente (referenti, dati di fatturazione e di pagamento) in qualità di titolare del trattamento, secondo la propria informativa privacy.
Accordo sul trattamento. Per i dati personali che il Cliente e i suoi Utenti inseriscono nel Servizio, il Cliente è titolare del trattamento e nomina Ingenia responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il presente articolo costituisce l'accordo sul trattamento previsto dall'art. 28, paragrafo 3. Se le parti sottoscrivono un accordo sul trattamento separato, prevale quest'ultimo.
Oggetto e durata: il trattamento necessario a fornire il Servizio, per la durata del contratto e per il periodo dell'articolo 17.
Natura e finalità: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, esportazione e cancellazione dei dati per le funzioni del Servizio attivate dal Cliente.
Interessati: dipendenti, ex dipendenti, collaboratori e Utenti del Cliente; candidati; familiari indicati dal Cliente per congedi e permessi; segnalanti e persone coinvolte nelle segnalazioni; clienti e referenti del Cliente indicati nelle trasferte.
Tipi di dati: dati anagrafici e di contatto; dati del rapporto di lavoro (contratto, mansione, orari, presenze, assenze, trasferte, spese, turni); timbrature e posizione al momento della timbratura; retribuzioni, cedolini e coordinate bancarie; documenti, firme e prese visione; dati della selezione del personale; provvedimenti disciplinari; contenuto delle segnalazioni.
Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): dati relativi alla salute, come le assenze per malattia, i permessi della legge 104/1992 e i congedi di maternità e paternità, e gli altri dati di questo tipo che il Cliente inserisce, anche nelle segnalazioni.
Come responsabile del trattamento Ingenia:
(a) tratta i dati solo per fornire il Servizio e secondo le istruzioni documentate del Cliente, che sono le presenti Condizioni e le impostazioni scelte dal Cliente nel Servizio, e lo informa se ritiene che un'istruzione violi la normativa;
(b) vincola alla riservatezza le persone autorizzate al trattamento;
(c) adotta misure di sicurezza adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR: Ingenia opera con un sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001, 27017 e 27018; le connessioni al Servizio sono cifrate e i documenti personali dei dipendenti sono conservati in un'area non pubblica, accessibile solo agli Utenti autorizzati;
(d) si avvale di sub-responsabili per l'hosting e i centri dati, l'invio di email e di notifiche, i pagamenti, i servizi di mappe e di calcolo dei percorsi e le funzioni di IA, vincolandoli per contratto agli stessi obblighi. Il Cliente autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili; Ingenia lo informa delle aggiunte e delle sostituzioni e il Cliente può opporsi disdicendo l'abbonamento. L'elenco aggiornato è disponibile su richiesta;
(e) se un sub-responsabile tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, lo fa con le garanzie previste dal Capo V del GDPR, ad esempio una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali tipo;
(f) assiste il Cliente, con le funzioni del Servizio e nei limiti di quanto ragionevole, nel rispondere alle richieste degli interessati, nella valutazione d'impatto e negli altri obblighi degli articoli da 32 a 36 GDPR;
(g) comunica al Cliente senza ingiustificato ritardo le violazioni di dati personali di cui viene a conoscenza, con le informazioni disponibili;
(h) mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR. Il Cliente accetta le certificazioni di Ingenia come prova dell'adeguatezza delle misure di sicurezza; ulteriori verifiche ispettive sono concordate con almeno 10 giorni lavorativi di preavviso, si svolgono nell'orario lavorativo, senza accesso ai dati degli altri clienti, e sono a spese del Cliente, salvo quelle richieste dall'autorità di controllo;
(i) alla cessazione restituisce o cancella i dati come previsto dall'articolo 17.
Garanzie per le categorie particolari di dati. Per i dati relativi alla salute:
(a) il Servizio li tratta solo per le funzioni che li richiedono e li rende visibili solo agli amministratori e agli Utenti autorizzati dal Cliente, oltre che al dipendente interessato per i propri dati;
(b) il Servizio non chiede la diagnosi: per la malattia è previsto il numero di protocollo del certificato e, se il Cliente lo desidera, l'attestato senza diagnosi. Il Cliente non carica diagnosi o documentazione sanitaria non necessaria;
(c) i documenti che li contengono sono conservati nell'area non pubblica e si aprono solo da parte di chi ne ha diritto;
(d) ai fornitori di IA sono inviati solo i documenti e i dati necessari alle funzioni dell'articolo 10, compresa la lettura dei cedolini caricati, che possono riportare giornate di malattia o di permesso.
Garanzie per le segnalazioni (whistleblowing). Se il Cliente usa la funzione per le segnalazioni del d.lgs. 24/2023:
(a) il contenuto delle segnalazioni è visibile solo agli amministratori del Cliente; nella segnalazione il Servizio non registra quale Utente l'ha inviata, e gli avvisi via email e sul telefono non ne riportano il contenuto;
(b) Ingenia mantiene riservati l'identità del segnalante, quella delle persone coinvolte e il contenuto delle segnalazioni, e non vi accede se non su richiesta scritta del Cliente per un intervento tecnico e nei limiti strettamente necessari, o per obbligo di legge;
(c) il Cliente resta responsabile della scelta di chi gestisce le segnalazioni, dei termini di riscontro, dell'informativa ai segnalanti e della valutazione che il canale offerto dal Servizio sia adeguato ai requisiti del decreto.
Dati di altre società. Se il Cliente gestisce nel Servizio anche i dati di altre società, ad esempio di un gruppo, ne risponde come se fossero propri: garantisce di essere autorizzato a farlo e di rispettare gli obblighi di ciascun titolare, e tiene indenne Ingenia da ogni pretesa di quelle società. Ingenia tratta tali dati alle stesse condizioni e si rapporta solo con il Cliente.
Ingenia può usare dati aggregati e resi anonimi sull'uso del Servizio per statistiche e per migliorarlo.
Per fornire il Servizio Ingenia può avvalersi di fornitori e collaboratori, ad esempio per i centri dati, l'invio di comunicazioni, i pagamenti, le mappe e l'IA, restando responsabile verso il Cliente del loro operato nei limiti delle presenti Condizioni.
Nessuna parte risponde dell'inadempimento o del ritardo dovuti a cause fuori dal proprio ragionevole controllo, ad esempio calamità naturali, epidemie, guerre, scioperi non aziendali, provvedimenti delle autorità, attacchi informatici nonostante le misure di sicurezza adottate, guasti o interruzioni di reti elettriche e di telecomunicazione, dei centri dati e dei fornitori di servizi cloud. Ingenia informa il Cliente dell'evento e di quando prevede di ripristinare il Servizio. L'obbligo di pagare i canoni già maturati non è sospeso. Se l'impedimento dura più di 30 giorni consecutivi, ciascuna parte può recedere con comunicazione scritta, e Ingenia rimborsa la parte di canone pagata e non goduta.
Le comunicazioni al Cliente relative al contratto sono inviate all'indirizzo email indicato in fase di registrazione, a quello degli amministratori del Cliente o a quello aggiornato dal Cliente, anche tramite il Servizio. Il Cliente comunica subito ogni variazione del proprio indirizzo email. Le comunicazioni a Ingenia vanno inviate a ingenia@processi.cloud o, quando serve una prova di ricezione, alla PEC postmaster@pec.ingenia.cloud.
Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa al contratto è competente in via esclusiva il Foro di Avellino.
Il Cliente non può cedere il contratto a terzi senza il consenso scritto di Ingenia. Ingenia può cedere il contratto a società del proprio gruppo o a chi subentri nell'attività relativa al Servizio, dandone comunicazione al Cliente, che può disdire se non accetta.
Le presenti Condizioni, insieme al riepilogo di attivazione e alle eventuali condizioni particolari concordate per iscritto, costituiscono l'intero accordo tra le parti sul Servizio. In caso di contrasto prevalgono le condizioni particolari concordate per iscritto. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia a esso. L'eventuale invalidità di una clausola non incide sulle altre.
Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, il Cliente dichiara di approvare specificamente, con firma elettronica tramite codice PIN, le seguenti clausole: art. 5 (abbonamento mensile e rinnovo automatico), art. 6 (adeguamento ISTAT del canone), art. 7 (modifiche al piano e durata minima del noleggio dei tablet), art. 10 (funzioni di intelligenza artificiale e finalità d'uso), art. 12 (aggiornamenti e funzioni in anteprima), art. 13 (assenza di garanzie e sospensioni tecniche del Servizio), art. 14 (mancato pagamento e sospensione), art. 15 (disdetta del Cliente e recesso di Ingenia), art. 16 (risoluzione per inadempimento), art. 18 (modifiche a prezzi e condizioni), art. 20 (limitazione di responsabilità), art. 21 (manleva), art. 21-bis (esonero per l'uso del Servizio da parte dell'amministrazione e del personale, correzioni delle presenze, regole di legge, natura dei dati di presenza e nessun obbligo di fornire prove), art. 24-bis (forza maggiore), art. 26 (foro competente esclusivo), art. 27 (cessione del contratto).
Le clausole degli articoli 5, 6, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 20, 21, 21-bis, 24-bis, 26 e 27 si approvano specificamente al momento dell'attivazione, con il codice PIN che arriva via email. Per domande: 0825 1620027 · ingenia@processi.cloud.
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