Contestazione per assenza ingiustificata: iter, tempi e lettera

Se un dipendente non si presenta al lavoro e non giustifica l’assenza, puoi sanzionarlo solo dopo una contestazione disciplinare scritta, specifica e tempestiva, seguita da almeno cinque giorni per le sue difese. In questa guida trovi le verifiche da fare prima di scrivere, i contenuti della lettera con un fac-simile pronto da adattare, le sanzioni previste dai principali CCNL e la procedura per le assenze che superano i 15 giorni. Sotto ogni regola trovi la norma o la pronuncia da cui viene.

In breve

• Prima verifica, poi contesta. Devi poter dimostrare l’assenza (timbrature, turni, comunicazioni). Se l’assenza era giustificata, tocca al lavoratore provarlo.
• Per iscritto e nel dettaglio. La contestazione indica date, orari e obblighi violati. Dopo l’invio non puoi aggiungere fatti nuovi.
• Cinque giorni minimi per difendersi. Nessuna sanzione, a parte il richiamo verbale, prima che il termine sia scaduto. Alcuni CCNL prevedono termini più lunghi.
• La sanzione dipende dal CCNL e dalla proporzionalità. Si va dalla multa al licenziamento per giusta causa, in base ai giorni di assenza e all’eventuale recidiva.
• Oltre il termine del CCNL o oltre 15 giorni puoi comunicare l’assenza all’Ispettorato e far risolvere il rapporto come dimissioni per fatti concludenti. È una possibilità e non un obbligo.

Indice

• Quando un’assenza è davvero ingiustificata
• Le regole dell’art. 7 da rispettare
• Come procedere, passo per passo
• Cosa scrivere nella lettera di contestazione
• Tempestività e termine di cinque giorni
• Le sanzioni: dalla multa al licenziamento
• Oltre 15 giorni: le dimissioni per fatti concludenti
• Gli errori che fanno cadere la contestazione
• Il nostro punto di vista
• Contestazioni disciplinari con HRpro
• Domande frequenti
• Fonti

Quando un’assenza è davvero ingiustificata

Un’assenza è ingiustificata quando il dipendente non si presenta al lavoro senza un motivo riconosciuto dalla legge o dal contratto (malattia certificata, ferie o permessi approvati, infortunio, congedi) e senza avvisare nei tempi previsti. Rientrano nella stessa categoria anche l’abbandono del posto durante il turno e il rientro mancato dopo le ferie.

Sul piano della prova i ruoli sono distinti. Secondo la Cassazione, ordinanza n. 7681/2024, tu devi provare il fatto oggettivo dell’assenza. Spetta invece al lavoratore dimostrare che aveva una giustificazione legittima. La stessa ordinanza chiarisce che non sei obbligato a contattare il dipendente prima di procedere. Se però non lo fai, il giudice può tenerne conto quando valuta se la sanzione è proporzionata.

Prima di scrivere la lettera, quindi, controlla:

1. Presenze e timbrature dei giorni interessati, con orari di inizio e fine turno.
2. Il piano turni o l’orario contrattuale, per dimostrare che quel giorno il dipendente doveva lavorare.
3. Richieste di ferie o permessi in attesa o respinte, e certificati di malattia arrivati in ritardo.
4. Le comunicazioni ricevute via email, SMS, telefono o app, con data e ora.
5. Le regole del CCNL applicato e del codice disciplinare aziendale: quanti giorni di assenza prevedono, entro quando il lavoratore deve avvisare, quali sanzioni si applicano.

Ricorda che il mancato avviso può essere un addebito a sé. Secondo l’analisi di RussoLegal, la comunicazione mancata nei termini previsti si può contestare come mancanza distinta. Se si somma a un’assenza protratta, può giustificare il licenziamento anche senza danni organizzativi dimostrati.

Se il dipendente sostiene di essere stato malato, verifica come doveva avvisarti secondo il CCNL. Ti aiuta la nostra guida su come comunicare la malattia al datore di lavoro.

Le regole dell’art. 7 da rispettare

La procedura disciplinare è regolata dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori (legge n. 300/1970). Sono regole di forma, ma se ne salti una la sanzione è nulla.

• Codice disciplinare pubblicato. Le infrazioni e le relative sanzioni devono essere portate a conoscenza dei lavoratori, affiggendo il codice in un luogo accessibile a tutti.
• Contestazione scritta preventiva. Nessuna sanzione diversa dal richiamo verbale senza aver prima contestato l’addebito per iscritto.
• Diritto di difesa. Il lavoratore può rispondere per iscritto o chiedere di essere ascoltato, anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale.
• Limiti alle sanzioni conservative. La multa non supera le quattro ore di retribuzione base e la sospensione non supera i dieci giorni.
• Recidiva. Secondo la guida FISAC-CGIL sulla responsabilità disciplinare, delle sanzioni non si tiene conto ai fini della recidiva dopo due anni dalla loro applicazione.

La stessa guida riassume i tre requisiti chiesti dai giudici: la contestazione deve essere tempestiva, specifica, cioè con una descrizione dettagliata dei fatti, e immutabile, quindi senza fatti aggiunti dopo. Per l’iter completo trovi un approfondimento sulla contestazione disciplinare ex art. 7.

Come procedere, passo per passo

1. Raccogli le prove. Esporta le timbrature e il piano turni dei giorni di assenza e conserva le eventuali comunicazioni ricevute.
2. Verifica il CCNL. Individua l’articolo sulle assenze ingiustificate e la sanzione prevista per il numero di giorni in questione.
3. Scrivi la contestazione. Descrivi i fatti senza giudizi e senza anticipare la sanzione.
4. Inviala con un mezzo che ne provi la ricezione. Raccomandata con ricevuta di ritorno, PEC se il dipendente ne ha una, oppure consegna a mano con firma per ricevuta. Per i pro e i contro di ogni canale leggi il nostro articolo sulla contestazione via email o raccomandata.
5. Attendi il termine per le difese. Almeno cinque giorni dalla ricezione, o il termine più lungo del CCNL.
6. Valuta le giustificazioni. Se il dipendente chiede un’audizione, fissala e redigi un verbale.
7. Decidi e comunica la sanzione per iscritto, motivandola e richiamando la contestazione. Se le giustificazioni sono fondate, archivia.

Sulla ricezione c’è un dettaglio importante. Come spiega RussoLegal, la contestazione produce effetto quando arriva all’indirizzo del dipendente (artt. 1334 e 1335 c.c.) e si presume conosciuta. Se la raccomandata non viene ritirata, la presunzione scatta dal rilascio dell’avviso di giacenza. Per questo devi usare l’indirizzo di residenza o di domicilio comunicato dal dipendente e tenerlo sempre aggiornato.

Cosa scrivere nella lettera di contestazione

Una buona lettera è breve e precisa. Deve contenere:

• dati dell’azienda e del dipendente (nome, mansione, sede);
• data, giorni e orari dell’assenza, con il turno previsto;
• l’eventuale mancata comunicazione nei termini, come addebito distinto;
• il riferimento agli obblighi violati (articolo del CCNL e del codice disciplinare);
• l’invito a presentare giustificazioni entro il termine, per iscritto o a voce, anche con un rappresentante sindacale;
• data, luogo e firma di chi ha il potere disciplinare.

Fac-simile da adattare

Oggetto: contestazione disciplinare ai sensi dell’art. 7 della legge 300/1970

Gentile [Nome Cognome], mansione [mansione], sede di [città],

con la presente Le contestiamo di non essersi presentato/a al lavoro nei giorni [gg/mm/aaaa] e [gg/mm/aaaa], nei quali era previsto il Suo turno dalle ore [00:00] alle ore [00:00], senza fornire alcuna giustificazione. Le contestiamo inoltre di non aver comunicato l’assenza all’azienda entro [termine previsto dall’art. … del CCNL / dal regolamento aziendale].

Tali comportamenti violano gli obblighi previsti dall’art. […] del CCNL [nome contratto] e dal codice disciplinare aziendale.

Le comunichiamo che può presentare le Sue giustificazioni per iscritto o chiedere di essere ascoltato/a, anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale, entro [5 / termine CCNL] giorni dal ricevimento della presente.

Ci riserviamo di adottare i provvedimenti disciplinari previsti all’esito del procedimento.

[Luogo, data] [Firma del legale rappresentante]

Non scrivere “sarà licenziato” o “verrà sospeso”: la sanzione si decide solo dopo aver sentito le difese. Se vuoi un modello più ampio, valido per ogni tipo di addebito, trovi il nostro fac-simile di contestazione disciplinare.

Tempestività e termine di cinque giorni

Nessuna legge indica entro quanti giorni devi contestare. Il criterio è relativo: secondo la guida FISAC-CGIL, la tempestività si valuta considerando la complessità dell’azienda e il tempo necessario per accertare i fatti. Per un’assenza, però, gli accertamenti sono semplici: le presenze dicono subito chi c’era e chi no. Lasciar passare settimane senza motivo espone a una contestazione tardiva, cioè fatta troppo tempo dopo i fatti, e quindi a una sanzione annullabile.

Nella pratica, in una PMI conviene contestare entro pochi giorni dalla fine dell’assenza, o già durante se l’assenza si prolunga. Puoi anche contestare i primi giorni e poi inviare una seconda contestazione per quelli successivi.

Il termine per le difese non è mai inferiore a cinque giorni di calendario dalla ricezione, come indica la guida FISAC-CGIL. Il tuo CCNL può prevederne di più. Abbiamo spiegato nel dettaglio quanti giorni ha il dipendente per rispondere e come si calcolano.

Le sanzioni: dalla multa al licenziamento

Dopo la contestazione puoi applicare una sanzione conservativa (rimprovero scritto, multa, sospensione) oppure, nei casi più gravi, il licenziamento disciplinare. La scelta deve essere proporzionata alla gravità dei fatti, come ricorda RussoLegal. Il numero di giorni che giustifica il licenziamento lo fissa il CCNL, non la legge. Ecco due esempi molto diffusi.

Prima di decidere considera:

• la durata dell’assenza e se è avvenuta a ridosso di ferie o festivi;
• i precedenti disciplinari degli ultimi due anni, utili per la recidiva;
• il danno organizzativo, per esempio turni scoperti o consegne saltate;
• le giustificazioni, anche se arrivate in ritardo: un certificato medico tardivo cambia la valutazione.

Per gli episodi lievi e isolati spesso basta una sanzione minore. Vedi la differenza tra richiamo verbale e rimprovero scritto. Se hai dubbi sul licenziamento, sentire il tuo consulente del lavoro prima di firmare è la scelta più prudente, perché un licenziamento sproporzionato si può impugnare.

Oltre 15 giorni: le dimissioni per fatti concludenti

Dal 2025 c’è una strada diversa per le assenze lunghe. L’art. 19 della legge n. 203/2024 (Collegato Lavoro) ha modificato l’art. 26 del D.Lgs. 151/2015. Secondo la nota dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro del 22 gennaio 2025, se l’assenza ingiustificata supera il termine previsto dal CCNL o, se il CCNL non lo indica, i quindici giorni, puoi darne comunicazione all’Ispettorato territoriale. In questo caso il rapporto si considera risolto per volontà del lavoratore, salvo prova contraria.

Come funziona in pratica:

1. Nella comunicazione all’Ispettorato indichi i recapiti del lavoratore che conosci.
2. L’Ispettorato può verificare se la comunicazione è veritiera entro trenta giorni dalla ricezione.
3. Il lavoratore può dimostrare che non poteva avvisarti per forza maggiore o per un fatto imputabile a te. In quel caso la risoluzione non opera.

L’INL ha chiarito, in una nota successiva, che si tratta di uno strumento facoltativo e non di una procedura automatica. Puoi comunque scegliere la contestazione disciplinare. In molti casi la soluzione più ordinata è contestare subito i primi giorni di assenza e valutare la comunicazione all’Ispettorato solo se il silenzio continua oltre il termine.

Gli errori che fanno cadere la contestazione

• Lettera generica. Una frase come “ripetute assenze nel mese” non basta: servono date precise.
• Fatti aggiunti dopo. Se scopri altre assenze, inviale con una nuova contestazione.
• Sanzione decisa prima del termine. Anche se il dipendente non risponde, aspetta che i giorni siano trascorsi.
• Codice disciplinare non affisso. Per le infrazioni previste solo dal codice, la mancata pubblicazione rende la sanzione contestabile.
• Invio senza prova di ricezione o a un indirizzo non aggiornato.
• Ritardo ingiustificato tra assenza e contestazione.

Per una panoramica completa leggi i 5 errori che annullano la sanzione.

Il nostro punto di vista

Ogni giorno vediamo che, nelle PMI, le contestazioni per assenza non si perdono per la norma ma per i dati. Il titolare sa che il dipendente non c’era. Quando però deve dimostrarlo, si ritrova un foglio presenze compilato a mano, un messaggio WhatsApp e un turno cambiato a voce. In quelle condizioni è difficile scrivere una contestazione specifica e inviarla in tempo.

Per questo crediamo che la contestazione per assenza ingiustificata cominci molto prima della lettera. Con timbrature verificate via GPS, turni pianificati in un unico sistema e richieste di ferie e permessi tracciate nell’app, l’assenza emerge in tempo reale. Le prove sono già ordinate e tu puoi agire entro pochi giorni, senza rincorrere nessuno. Il nostro consiglio è di usare la procedura con equilibrio: prima chiama il dipendente, poi contesta per iscritto. Così la sanzione regge e il rapporto, quando possibile, si salva.

— Ufficio

Contestazioni disciplinari con HRpro

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Domande frequenti

Dopo quanti giorni di assenza ingiustificata scatta il licenziamento?

Il numero lo fissa il CCNL. Nel commercio e terziario, per esempio, il licenziamento senza preavviso è previsto oltre i tre giorni nell’anno solare. Il licenziamento non è mai automatico: serve comunque la contestazione con il termine per le difese. Se l’assenza supera il termine del CCNL o i 15 giorni, puoi invece comunicarla all’Ispettorato per le dimissioni per fatti concludenti.

Cosa significa contestazione disciplinare tardiva?

È una contestazione inviata troppo tempo dopo i fatti, senza che il ritardo sia spiegato dalla necessità di accertarli. La tempestività si valuta caso per caso, tenendo conto delle dimensioni dell’azienda. Per un’assenza, che si verifica subito dalle presenze, un ritardo di settimane è difficile da giustificare e può rendere la sanzione annullabile.

Cosa può fare il lavoratore se ritiene ingiusta la lettera?

Può presentare le sue giustificazioni per iscritto o chiedere un’audizione, anche con un rappresentante sindacale, entro il termine indicato. Se viene licenziato, può impugnare il licenziamento entro sessanta giorni. Le Sezioni Unite della Cassazione hanno riconosciuto un termine di 240 giorni nei casi documentati di incapacità naturale.

La contestazione inviata via email è valida?

Conta la prova che la lettera sia arrivata al dipendente. La raccomandata con ricevuta di ritorno, la PEC e la consegna a mano con firma sono i canali più sicuri. Un’email semplice è più facile da contestare, perché è difficile dimostrarne la ricezione.

Devo telefonare al dipendente prima di contestare?

Non è obbligatorio. Secondo la Cassazione, però, il fatto di non averlo cercato può pesare quando il giudice valuta se la sanzione è proporzionata. Una telefonata o un messaggio documentati ti tutelano e a volte rivelano un’emergenza reale.

Fonti

• Art. 7 Statuto dei Lavoratori, testo e commento
• FISAC-CGIL, Guida alla responsabilità disciplinare 2024
• Ispettorato Nazionale del Lavoro, nota n. 579 del 22 gennaio 2025
• Ispettorato Nazionale del Lavoro, nota sulla risoluzione del rapporto di lavoro
• Cassazione, ordinanza n. 7681/2024
• Corte di Cassazione, Sezioni Unite civili
• RussoLegal, Assenza ingiustificata: cosa può fare l’azienda
• Commercialista Telematico, Assenza ingiustificata del dipendente
• Adlabor, Procedimento disciplinare nel CCNL Commercio

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