Gestione dei permessi 104 in azienda: guida pratica 2026

Per gestire bene i permessi 104 devi fare tre cose. Verifica il provvedimento INPS del dipendente. Tieni un contatore mensile affidabile per ogni persona assistita. Riporta ogni giornata o ora in busta paga e nel flusso UniEmens con i codici corretti. Il 2026 ha aggiunto due novità che toccano direttamente l’ufficio HR e il consulente del lavoro: l’obbligo del campo BaseRif nei conguagli da settembre e i chiarimenti INPS sui casi in cui più familiari assistono la stessa persona. In questa guida trovi le regole, i casi più delicati (part-time, frazionamento a ore, distanza oltre 150 km) e un metodo per gestire tutto senza fogli Excel paralleli.

In breve

• Il dipendente con disabilità grave, o chi assiste un familiare in quella condizione, ha diritto a 3 giorni di permesso retribuito al mese, frazionabili a ore. Il lavoratore disabile può scegliere in alternativa 2 ore al giorno (1 ora se lavora meno di 6 ore).
• L’indennità la anticipi tu in busta paga e la recuperi con il conguaglio contributivo verso l’INPS.
• Da settembre 2026 il campo BaseRif in UniEmens è obbligatorio per i conguagli dei permessi 104.
• Se più familiari assistono la stessa persona, i 3 giorni restano un monte unico mensile, non 3 giorni a testa.
• Nei part-time verticali o misti fino al 50% dell’orario pieno, i giorni vanno riproporzionati: è l’errore di conteggio più frequente.

Indice

• Chi ha diritto ai permessi 104 e quanto spetta
• Il flusso in azienda, dalla domanda al cedolino
• Programmazione: cosa puoi chiedere al dipendente
• Più familiari per la stessa persona: cosa cambia con la circolare INPS 100/2026
• Part-time, frazionamento a ore e distanza oltre 150 km
• Permessi 104 in busta paga e nel flusso UniEmens
• Cosa deve fare un software per gestire la Legge 104
• Il nostro punto di vista
• Gestisci permessi, presenze e cedolini con HRpro
• Domande frequenti
• Fonti

Chi ha diritto ai permessi 104 e quanto spetta

I permessi dell’art. 33 della Legge 104/1992 spettano in due casi. Il primo è il lavoratore dipendente riconosciuto con disabilità grave (art. 3, comma 3). Il secondo è il lavoratore che assiste un familiare con disabilità grave. Il presupposto è sempre il verbale di accertamento della disabilità in situazione di gravità.

Le opzioni previste dalla scheda INPS sui permessi legge 104/1992 sono queste:

Per la tua gestione, la differenza conta. Il lavoratore disabile sceglie un regime (giorni oppure ore giornaliere) e il contatore va impostato di conseguenza. Per il familiare caregiver il contatore non è solo suo: è legato alla persona assistita.

Accanto ai permessi mensili esiste il congedo straordinario per assistere familiari con disabilità. È un istituto diverso, con domanda propria. Nel gestionale tienilo separato dai permessi mensili, con una causale distinta.

Il flusso in azienda, dalla domanda al cedolino

Un flusso chiaro ti evita le due situazioni peggiori: permessi concessi senza provvedimento valido, oppure permessi corretti ma conguagliati male. Ecco la sequenza che consigliamo a una PMI.

1. Ricevi il provvedimento. Nel settore privato il dipendente presenta la domanda all’INPS tramite il servizio online, anche con un patronato. Poi ti consegna l’esito. Archivia il provvedimento nel fascicolo del dipendente e annota la data di scadenza, se il verbale è rivedibile.
2. Imposta il regime. Indica se il dipendente fruisce per sé o per un familiare. Indica anche se usa i 3 giorni o le ore giornaliere. Se ci sono altri familiari autorizzati per la stessa persona, chiedi al dipendente di segnalarlo.
3. Calcola la spettanza reale. Controlla l’orario contrattuale: part-time verticale o misto fino al 50% significa riproporzionamento (vedi sotto).
4. Raccogli le richieste. Il dipendente chiede il permesso con un anticipo ragionevole, secondo la programmazione concordata. La richiesta deve essere tracciata, non un messaggio su WhatsApp.
5. Approva e registra. Ogni giornata o frazione oraria approvata finisce nel cartellino presenze con la causale 104, mai come permesso generico.
6. Passa i dati alle paghe. A fine mese le assenze 104 arrivano al consulente o all’ufficio paghe già distinte per causale e per ore.
7. Conguaglia. L’indennità anticipata va recuperata in UniEmens con i codici dedicati e, da settembre 2026, con il campo BaseRif compilato.

Se vuoi costruire questo percorso in digitale, trovi un metodo passo per passo nella nostra guida al flusso digitale per la gestione permessi.

Nel pubblico impiego c’è un adempimento in più. Le amministrazioni comunicano i dati dei dipendenti che fruiscono dei permessi alla banca dati PerlaPA sui permessi ex L. 104/92.

Programmazione: cosa puoi chiedere al dipendente

Una domanda ricorre tra i titolari: “posso decidere io quando il dipendente prende la 104?”. No. Il permesso è un diritto e non lo puoi negare se i requisiti ci sono. Puoi però chiedere una programmazione.

Il Ministero del Lavoro, con l’interpello n. 31/2010, ha indicato un criterio di equilibrio tra esigenze organizzative e diritto all’assistenza. In pratica:

• puoi chiedere un calendario mensile indicativo delle giornate, preparato in anticipo;
• la programmazione deve restare modificabile quando l’assistenza lo richiede, ad esempio per un peggioramento improvviso o una visita fissata all’ultimo;
• non puoi imporre giornate precise, né subordinare il permesso alle tue esigenze produttive.

Metti la regola per iscritto in un regolamento interno o in una comunicazione a tutti gli interessati. Indica tempi di preavviso e modalità di richiesta. Così l’ufficio HR non deve trattare caso per caso, e il dipendente sa come muoversi.

La programmazione ti aiuta anche a organizzare i turni. Se pianifichi i turni a inizio mese, inserire subito le giornate 104 già comunicate evita scoperture e cambi dell’ultimo minuto. Per questo i permessi conviene gestirli nello stesso calendario di ferie e assenze, come spieghiamo nella guida su come gestire ferie e permessi.

Più familiari per la stessa persona: cosa cambia con la circolare INPS 100/2026

È la novità dell’autunno 2026. Con la circolare n. 100 del 18 settembre 2026, l’INPS ha chiarito cosa succede quando più lavoratori sono autorizzati ad assistere la stessa persona con disabilità. Il punto centrale, riportato nella notizia INPS sul superamento dei limiti previsti, è che il limite resta di 3 giorni mensili complessivi per persona assistita.

Come riassume anche Orizzonte Scuola sui chiarimenti INPS, più familiari possono alternarsi, ma i 3 giorni non si moltiplicano. Se il limite viene superato, si apre il tema del recupero delle somme.

Per te datore di lavoro il problema è pratico. Spesso i familiari lavorano in aziende diverse e tu vedi solo le giornate del tuo dipendente. Cosa puoi fare:

• Informa per iscritto il dipendente che l’autorizzazione dà accesso a un monte mensile unico, condiviso con gli altri familiari.
• Chiedi una dichiarazione mensile o periodica sulle giornate già fruite dagli altri aventi diritto, se ce ne sono.
• Registra le giornate in modo puntuale: se l’INPS chiede chiarimenti, devi poter dimostrare quante giornate hai concesso e in quali date.

Un esempio: due fratelli assistono la madre. Uno lavora da te, l’altro in un’altra azienda. A ottobre il secondo ha già preso 2 giorni. Al tuo dipendente, per quel mese, resta 1 giorno. Senza una comunicazione tra le parti, entrambe le aziende rischiano di concedere 3 giorni.

Part-time, frazionamento a ore e distanza oltre 150 km

Qui nascono gli errori sistematici nei conteggi. Vediamoli uno per uno.

Part-time verticale o misto

Secondo la scheda INPS, con un part-time verticale o misto pari o inferiore al 50% dell’orario pieno i 3 giorni vanno riproporzionati e arrotondati all’unità. Sopra il 50% spettano i 3 giorni interi.

Due esempi con un tempo pieno su 5 giorni settimanali:

Il dipendente al 60% ha gli stessi 3 giorni di un collega a tempo pieno. Se il gestionale applica in automatico la proporzione a tutti i part-time, sbaglia.

Frazionamento a ore

I 3 giorni si possono usare anche a ore. Per gestirli serve convertire le giornate in un monte ore mensile, basato sull’orario del dipendente. Con un orario di 8 ore al giorno su 5 giorni, 3 giornate equivalgono a 24 ore. Se il dipendente usa 4 ore per una visita, al contatore restano 20 ore. Il contatore va azzerato a ogni mese: i permessi non usati non si accumulano sul mese dopo.

Assistito a oltre 150 km

Quando la persona assistita risiede a più di 150 km, il dipendente deve documentare il viaggio, ad esempio con un titolo di viaggio o un’attestazione idonea, come indicato dall’INPS. Molte aziende non chiedono questa documentazione in modo formale. Inseriscila nel regolamento interno e archiviala insieme alla richiesta di permesso.

Permessi 104 in busta paga e nel flusso UniEmens

Nel cedolino il permesso 104 compare come assenza retribuita con una voce dedicata. L’indennità è a carico INPS, ma la anticipi tu e poi la conguagli con i contributi dovuti. Per il dipendente lo stipendio non cambia. Per l’azienda il costo si azzera solo se il conguaglio è corretto.

La novità BaseRif da settembre 2026

Con il messaggio n. 2287 del 7 luglio 2026, l’INPS ha reso obbligatorio l’elemento BaseRif nei conguagli UniEmens a partire dal mese di competenza di settembre 2026. Prima era facoltativo. Va indicata la retribuzione teorica del mese di riferimento. I codici interessati sono L300, L301, L302, L303, L306, L307 e L308.

Cosa significa per te:

• il consulente del lavoro o l’ufficio paghe ha bisogno, per ogni dipendente con permessi 104, della retribuzione teorica del mese, non solo delle ore di assenza;
• se le assenze arrivano in ritardo o con causale sbagliata, il conguaglio può risultare errato e la quadratura contributiva si complica;
• conviene verificare con chi elabora le paghe che i tracciati delle presenze riportino la causale 104 separata dagli altri permessi.

Ferie e ratei non si toccano

Durante i giorni di permesso 104 il dipendente continua a maturare ferie, tredicesima e, dove prevista, quattordicesima. Brocardi.it lo ricorda nell’approfondimento sui permessi 104 in busta paga. Controlla che il software paghe non tratti la 104 come un’assenza non retribuita che riduce i ratei. Se un dipendente ti chiede di capire le voci del suo cedolino, una guida per leggere la busta paga lo aiuta a ritrovare indennità, ratei e trattenute.

Cosa deve fare un software per gestire la Legge 104

Chi cerca “il miglior software per la 104” di solito vuole sapere quali funzioni contano davvero. Le soluzioni sul mercato sono di tre tipi: il foglio di calcolo, il software paghe usato anche per le presenze e la piattaforma HR in cloud con app per i dipendenti. Ecco come si confrontano sui punti critici.

I criteri da verificare prima di scegliere:

1. Causali distinte per permesso 104 a giornata, 104 a ore, congedo straordinario.
2. Contatore per dipendente che si azzera ogni mese e mostra il residuo prima dell’approvazione.
3. Approvazione tracciata, con data e responsabile, utile in caso di verifiche.
4. Export compatibile con il software paghe del tuo consulente, per non ricopiare i dati.
5. Gestione dei dati sanitari con accessi limitati: il verbale di disabilità è un dato particolare. Approfondisci nella guida sulla privacy dei dati del personale.

Se usi la timbratura con GPS, ricorda che il Ministero del Lavoro sugli strumenti di controllo a distanza richiede un’adeguata informativa al lavoratore sulle modalità dei controlli. Senza informativa, i dati non sono utilizzabili per fini disciplinari. Per i dettagli leggi quando la timbratura GPS è legale. Se sospetti un uso improprio dei permessi, prima di qualsiasi contestazione parla con il tuo consulente del lavoro o con un legale giuslavorista.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con titolari di PMI, uffici HR e consulenti del lavoro. Vediamo che sui permessi 104 gli errori nascono quasi sempre dal passaggio di dati, non dalla norma. Il dipendente avvisa a voce. Il responsabile annota su un foglio. L’ufficio paghe riceve il riepilogo a fine mese, quando ricostruire le date è già difficile.

Per noi la soluzione è un unico punto di registrazione. Il dipendente chiede il permesso dall’app. Il responsabile approva vedendo il calendario. L’assenza entra nelle presenze con la sua causale. Il consulente riceve un tracciato pulito. Con le novità del 2026, BaseRif obbligatorio e monte unico per più familiari, questa tracciabilità serve a evitare conguagli sbagliati e contestazioni.

Un’ultima cosa: chi assiste un familiare disabile vive già una situazione pesante. Un processo chiaro e veloce, senza moduli da rincorrere, è anche un modo di rispettarlo.

— Ufficio

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Domande frequenti

Il datore di lavoro può rifiutare un permesso 104?

No, se il dipendente ha un provvedimento valido e non ha superato il limite mensile. Puoi chiedere una programmazione mensile per organizzare il lavoro. La programmazione però deve restare flessibile davanti a esigenze di assistenza improvvise.

I permessi 104 non usati si recuperano il mese dopo?

No. I 3 giorni sono mensili e non si accumulano. Il contatore va azzerato all’inizio di ogni mese, sia per le giornate sia per il monte ore equivalente.

Come compaiono i permessi 104 in busta paga?

Come assenza retribuita con una voce specifica. L’indennità la anticipa l’azienda e la recupera in UniEmens. Ferie e mensilità aggiuntive continuano a maturare normalmente.

Cosa succede se due familiari superano insieme i 3 giorni?

La circolare INPS n. 100 del 18 settembre 2026 conferma che il limite è di 3 giorni complessivi per persona assistita. Le giornate oltre il limite possono portare al recupero delle somme. Per questo conviene raccogliere dichiarazioni sulle giornate fruite dagli altri familiari.

Serve un software dedicato solo alla Legge 104?

Di solito no. Ti basta un gestionale presenze con una causale 104 dedicata, un contatore mensile, l’approvazione tracciata e l’export verso le paghe. Gestire la 104 nello stesso sistema di ferie, turni e timbrature evita i doppi inserimenti.

Fonti

• INPS, Permessi legge 104/1992
• INPS, Domande di congedi straordinari
• INPS, UniEmens: conguagli permessi legge 104 e congedi straordinari
• INPS, Legge 104: permessi e superamento dei limiti previsti
• Orizzonte Scuola, chiarimenti INPS sui permessi a più familiari
• LentePubblica, programmazione mensile dei permessi Legge 104
• PerlaPA, Permessi ex L. 104/92
• Brocardi.it, permessi 104 e busta paga
• Ministero del Lavoro, strumenti di controlli a distanza

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