Ferie solidali in azienda: regole, banca ferie e gestione

Con le ferie solidali un dipendente può regalare a un collega dell’azienda una parte delle ferie e dei riposi che ha maturato. Il collega li usa per assistere un figlio minore che ha bisogno di cure costanti. La regola generale è l’art. 24 del D.Lgs. 151/2015. Nella pratica, però, l’istituto funziona in azienda solo se il CCNL applicato o un accordo interno stabiliscono quanti giorni si cedono, come e con quali tempi. In questa guida trovi le regole, i limiti da rispettare, i passaggi per creare una banca ferie solidali e il modo di gestirla nel saldo ferie e in busta paga senza errori.

In breve

• Le ferie solidali sono cessioni gratuite di ferie e riposi tra dipendenti dello stesso datore di lavoro, previste dall’art. 24 del D.Lgs. 151/2015.
• Puoi cedere solo i giorni oltre le quattro settimane annuali che la legge rende irrinunciabili, più i riposi aggiuntivi previsti dal contratto.
• Quanto si cede, a quali condizioni e con quali modalità lo decide il contratto collettivo. Senza queste regole l’istituto resta difficile da applicare.
• Una banca ferie solidali raccoglie le offerte in forma anonima, le ripartisce in modo proporzionale e restituisce ai donatori i giorni non usati.
• Per l’azienda il punto critico è tenere saldi precisi: chi ha ceduto, chi ha ricevuto, cosa resta.

Indice

• Cosa sono le ferie solidali e cosa dice la legge
• Chi può cedere e chi può ricevere
• Quali giorni si possono cedere: il limite delle quattro settimane
• Cosa cambia con il CCNL e gli accordi aziendali
• Come istituire una banca ferie solidali: i passaggi
• La richiesta, l’utilizzo e la busta paga
• Ferie solidali e ferie ordinarie: due cose diverse
• Il nostro punto di vista
• Saldi ferie sempre in ordine con HRpro
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa sono le ferie solidali e cosa dice la legge

L’istituto nasce con il Jobs Act. L’art. 24 del D.Lgs. 151/2015 stabilisce che i lavoratori possono cedere a titolo gratuito i riposi e le ferie maturati ai colleghi dipendenti dallo stesso datore di lavoro. Lo scopo è permettere a questi colleghi di assistere i figli minori che, per le loro condizioni di salute, hanno bisogno di cure costanti. La stessa norma fa salvi i diritti minimi previsti dal D.Lgs. 66/2003 sull’orario di lavoro.

Tre elementi definiscono le ferie solidali:

1. Gratuità: chi cede non riceve alcun compenso. Non è una vendita di giorni.
2. Stesso datore di lavoro: la cessione avviene solo tra dipendenti della stessa azienda, non tra aziende diverse, anche se dello stesso gruppo.
3. Finalità precisa: la legge parla di assistenza a figli minori con necessità di cure costanti. I contratti collettivi possono allargare il perimetro.

La norma, da sola, non basta. Come spiega questa guida di Money.it sulle ferie solidali, la misura, le condizioni e le modalità della cessione sono rinviate alla contrattazione collettiva, e possono intervenire anche accordi aziendali. Per questo il primo passo, per un titolare o un ufficio HR, è sempre controllare cosa dice il CCNL applicato.

Chi può cedere e chi può ricevere

Può cedere qualunque dipendente che abbia maturato giorni oltre i minimi di legge e che decida di farlo in modo volontario. Nessuno può essere obbligato a donare ferie, e l’azienda non può trattenere giorni d’ufficio per alimentare la banca.

Può ricevere il dipendente che si trova nella situazione prevista dalla norma o dal contratto. Un esempio concreto viene da un contratto collettivo pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’8 febbraio 2024: il beneficiario deve assistere figli minori che hanno bisogno di cure costanti e deve presentare una certificazione rilasciata da una struttura sanitaria pubblica o convenzionata.

Lo stesso testo prevede un’altra condizione importante: chi chiede può usare i giorni ceduti solo dopo aver esaurito le proprie ferie, le festività soppresse, i permessi per motivi personali o familiari e i riposi compensativi già maturati. La banca solidale è quindi l’ultima risorsa, non la prima.

Quali giorni si possono cedere: il limite delle quattro settimane

Il limite più importante riguarda la quantità. Le quattro settimane annuali di ferie previste dall’art. 10 del D.Lgs. 66/2003 sono irrinunciabili: servono a proteggere la salute di chi lavora e non si possono cedere. Secondo la ricostruzione di Money.it, sono cedibili solo le ferie che superano questa soglia, oltre ai riposi che i contratti collettivi riconoscono in aggiunta ai minimi di legge.

Il contratto pubblicato in Gazzetta nel 2024 indica con precisione cosa entra nella cessione: ferie oltre le quattro settimane, le quattro giornate di festività soppresse e le ore accantonate nel conto ore individuale. Nel settore privato le voci cedibili dipendono dal tuo CCNL: ROL, ex festività e banca ore sono trattati in modo diverso da contratto a contratto. Se hai dubbi sulle differenze tra queste voci, leggi la nostra guida sulla differenza tra ferie, permessi, ROL e malattia e quella su come gestire le ex festività in azienda.

Un esempio pratico: se il tuo CCNL riconosce 26 giorni lavorativi di ferie su settimana di sei giorni, le quattro settimane minime corrispondono a 24 giorni. Il margine cedibile, in quel caso, sono i 2 giorni in più, a cui si aggiungono le ex festività e gli altri riposi se il contratto li ammette.

Cosa cambia con il CCNL e gli accordi aziendali

La legge fissa la cornice, i contratti la riempiono. Ed è qui che le differenze diventano grandi.

Settore pubblico. Molti contratti del pubblico impiego contengono una disciplina dettagliata: la procedura di pubblicazione della richiesta, l’anonimato, la ripartizione proporzionale dei giorni. È il modello più completo da cui partire anche per scrivere un regolamento in una PMI.

Grandi aziende e accordi integrativi. Alcuni accordi ampliano i beneficiari o i casi coperti:

• l’accordo Banca d’Italia del 20 giugno 2023 consente la cessione anche per assistere coniuge, unito civilmente o convivente di fatto che hanno bisogno di cure costanti, oltre ai figli;
• l’accordo Poste Italiane allegato al CCNL del 23 luglio 2024 include anche le situazioni di grave difficoltà causate da calamità naturali dichiarate, che impediscono o rendono molto difficile raggiungere la sede o lavorare.

PMI private. Se il tuo CCNL non contiene una disciplina operativa, puoi definirla con un accordo o un regolamento aziendale, d’intesa con le rappresentanze sindacali dove presenti e con il supporto del tuo consulente del lavoro. Senza un regolamento che fissi adesione, quantità minime e tempi di utilizzo, ricorda Money.it, l’istituto rischia di restare inapplicabile.

Accanto alle ferie solidali, alcuni contratti prevedono una banca ore solidale: un fondo comune alimentato con ore donate, che nasce dalla contrattazione collettiva e non dalla legge. La logica è simile, gli strumenti di calcolo sono diversi.

Come istituire una banca ferie solidali: i passaggi

Una banca ferie solidali è il contenitore in cui confluiscono i giorni offerti e da cui escono quelli assegnati. Per una PMI servono poche regole, scritte bene. Ecco i passaggi.

1. Verifica il CCNL. Controlla se il contratto applicato disciplina già la cessione: voci cedibili, beneficiari, limiti. Le regole aziendali non possono andare contro il contratto.
2. Scrivi il regolamento interno. Definisci chi può aderire, il numero minimo di giorni o ore cedibili, i documenti richiesti, i tempi di utilizzo e la gestione dei residui.
3. Stabilisci il canale di richiesta. Il dipendente presenta una richiesta formale all’ufficio HR, con la certificazione sanitaria. Indica chi riceve la documentazione e chi può vederla.
4. Pubblica l’esigenza in forma anonima. Nel modello del contratto pubblicato in Gazzetta, l’amministrazione comunica tempestivamente a tutto il personale l’esigenza, garantendo l’anonimato di chi chiede. Non comunicare mai nomi né diagnosi: sono dati sanitari.
5. Raccogli le adesioni per iscritto. Chi vuole aderire formalizza la decisione e indica quanti giorni di ferie o riposo cede.
6. Ripartisci in modo proporzionale. Se i giorni offerti superano quelli richiesti, la cessione si ripartisce in proporzione tra gli offerenti. Se sono meno e le richieste sono più di una, si distribuiscono in proporzione tra i richiedenti.
7. Gestisci i residui. Secondo il parere Aran riportato da Anaao Assomed, se le condizioni di necessità cessano prima che i giorni siano usati, in tutto o in parte, tornano agli offerenti con un criterio proporzionale.
8. Aggiorna i saldi e archivia. Ogni movimento deve risultare nel saldo ferie del donatore e del beneficiario, con data e riferimento alla richiesta.

Un accorgimento utile: fissa nel regolamento un periodo di raccolta definito, per esempio due settimane dalla comunicazione. Così chi chiede sa quando avrà una risposta e l’ufficio HR non resta con offerte aperte per mesi.

La richiesta, l’utilizzo e la busta paga

Una volta assegnati, i giorni ceduti si comportano come ferie per il beneficiario: assenza retribuita, registrata con una causale dedicata che la distingue dalle ferie proprie. Per il donatore, invece, i giorni escono dal saldo come se fossero stati goduti.

Sui tempi di utilizzo serve chiarezza. La cessione non richiede il consenso preventivo del datore di lavoro, ma il suo accordo serve per stabilire quando usare i giorni ricevuti, come spiega Lawyers for People nella sua guida al diritto alle ferie. In pratica, beneficiario e azienda concordano un calendario compatibile con le cure e con l’organizzazione del lavoro.

Per la busta paga, chiedi al tuo consulente del lavoro di definire tre cose prima della prima cessione:

• la causale con cui registrare i giorni ceduti e ricevuti, separata dalle ferie ordinarie;
• il valore dei giorni, quando donatore e beneficiario hanno retribuzioni o orari diversi (per esempio un full time che cede a un part time): conviene ragionare in ore;
• il trattamento dei residui a fine anno, coordinato con le scadenze di fruizione previste dal contratto.

Quest’ultimo punto è delicato perché incrocia le regole sulle ferie arretrate: trovi le scadenze e i rischi nella nostra guida sulle ferie non godute.

Un esempio di ripartizione

Due richieste arrivano nello stesso periodo: Laura chiede 12 giorni, Marco ne chiede 8, per un totale di 20. I colleghi offrono complessivamente 10 giorni, quindi meno del necessario. Con il criterio proporzionale, Laura riceve 6 giorni (il 60% della richiesta totale) e Marco 4 (il 40%).

Caso inverso: c’è una sola richiesta da 10 giorni e tre colleghi offrono 4, 6 e 10 giorni, cioè 20. Ognuno cede metà di quanto offerto: 2, 3 e 5 giorni. Gli altri restano nel loro saldo. Se poi le condizioni di necessità cessano dopo 4 giorni usati, i 6 rimasti tornano ai tre colleghi sempre in proporzione.

Ferie solidali e ferie ordinarie: due cose diverse

Spesso chi cerca informazioni sulle ferie solidali si chiede anche se l’azienda può decidere le ferie dei dipendenti. Sono due temi distinti.

Le ferie ordinarie sono un diritto del lavoratore, ma il periodo di godimento si inserisce nell’organizzazione aziendale e si definisce con il datore di lavoro, come ricorda la guida di Lawyers for People. È qui che entrano il piano ferie annuale e, quando l’attività si ferma, le chiusure collettive. Se ti serve un metodo, leggi la guida al piano ferie aziendale e quella sulle ferie collettive.

Le ferie solidali invece sono un atto volontario tra colleghi. L’azienda non le impone, non le programma al posto del dipendente e non può usarle per smaltire ferie arretrate o coprire una chiusura. Il suo ruolo è organizzare la procedura, proteggere i dati e concordare con il beneficiario i tempi di utilizzo.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con titolari di PMI, uffici HR e consulenti del lavoro, e vediamo che il problema delle ferie solidali raramente è la generosità dei colleghi. Il problema è la contabilità. Quando i saldi di ferie, ex festività e permessi vivono su fogli Excel diversi, nessuno sa con certezza quanti giorni cedibili ha un dipendente, e la banca solidale si blocca alla prima richiesta.

Per questo ti consigliamo di partire dai numeri prima che dal regolamento. Saldi aggiornati e visibili a dipendente e HR permettono di capire subito se un’offerta rispetta le quattro settimane minime. Lo storico delle richieste rende semplice dimostrare che i giorni sono stati ripartiti in modo proporzionale. Una comunicazione chiara con il consulente del lavoro evita errori in cedolino.

Le ferie solidali sono un gesto di fiducia tra colleghi. Una gestione ordinata è il modo in cui l’azienda rispetta quella fiducia.

— Ufficio

Saldi ferie sempre in ordine con HRpro

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Domande frequenti

L’azienda può rifiutare la cessione di ferie solidali?

Se la cessione rispetta la legge e il contratto collettivo, non serve il consenso preventivo del datore di lavoro. L’azienda deve però concordare con il beneficiario quando usare i giorni, tenendo conto delle esigenze organizzative. Può invece respingere una cessione che intacca le quattro settimane minime o che non rispetta le regole del CCNL.

Posso cedere le ferie a un collega di un’altra azienda del gruppo?

No. L’art. 24 del D.Lgs. 151/2015 parla di lavoratori dipendenti dallo stesso datore di lavoro. Società diverse dello stesso gruppo sono datori di lavoro distinti, quindi la cessione tra loro non rientra nell’istituto.

Chi cede le ferie viene a sapere a chi vanno?

Di norma no. I contratti che disciplinano la procedura prevedono che l’esigenza sia comunicata al personale garantendo l’anonimato del richiedente. Anche la documentazione sanitaria resta riservata all’ufficio che gestisce la pratica.

Cosa succede ai giorni ceduti se non vengono usati?

Se le condizioni di necessità cessano prima che il beneficiario usi tutti i giorni, quelli rimasti tornano ai colleghi che li avevano offerti, con un criterio proporzionale. Conviene prevederlo nel regolamento interno insieme ai tempi massimi di utilizzo.

Le ferie solidali valgono anche per assistere un genitore anziano?

La legge si riferisce ai figli minori che hanno bisogno di cure costanti. Alcuni contratti e accordi aziendali allargano i beneficiari, per esempio a coniuge, unito civilmente o convivente di fatto. Verifica il tuo CCNL e gli accordi integrativi applicati in azienda.

Fonti

• D.Lgs. 151/2015, art. 24 – Normattiva
• Contratto collettivo pubblicato in Gazzetta Ufficiale, 8 febbraio 2024
• Money.it – Ferie solidali, cosa sono e quanti giorni si possono cedere
• Money.it – Ferie solidali e limiti di cessione
• Anaao Assomed – Il parere Aran su ferie e riposi solidali
• Lawyers for People – Diritto alle ferie
• Accordo Banca d’Italia del 20 giugno 2023 sulle ferie solidali
• Accordo Poste Italiane sulla cessione delle ferie solidali, CCNL 23 luglio 2024
• La Legge per Tutti – Ferie solidali e banca ore solidale

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