Permessi retribuiti al lavoro: quali spettano e come gestirli

I permessi retribuiti sono assenze brevi dal lavoro durante le quali il dipendente continua a ricevere lo stipendio. In Italia nascono da due fonti: la legge, che ne fissa alcuni uguali per tutti (lutto, grave infermità di un familiare, Legge 104, donazione di sangue e midollo), e il CCNL applicato in azienda, che aggiunge i permessi personali, i ROL e le ex festività. In questa guida trovi quali permessi spettano, quanto durano, quali documenti servono e come registrarli in busta paga senza errori.

In breve

• I permessi retribuiti di legge valgono per tutti i dipendenti: i più usati sono i 3 giorni annui per lutto o grave infermità e i 3 giorni mensili della Legge 104.
• I permessi personali retribuiti (ROL, ex festività, ore per motivi personali) dipendono dal CCNL: ore, maturazione e preavviso cambiano da contratto a contratto.
• Ogni permesso ha le sue regole: alcuni si chiedono all’INPS, altri solo al datore di lavoro, quasi tutti richiedono un documento giustificativo.
• Per alcuni permessi il datore anticipa la retribuzione e la recupera dall’INPS tramite conguaglio o rimborso: una registrazione precisa delle presenze è la base per farlo bene.
• Ferie, permessi e congedi non sono la stessa cosa: confonderli è una delle cause più comuni di errori nei cedolini.

Indice

• Cosa sono i permessi retribuiti e come si distinguono da ferie e congedi
• I permessi retribuiti previsti dalla legge
• Permessi personali retribuiti: cosa decide il CCNL
• Come si chiede un permesso retribuito
• Quali documenti servono
• Permessi retribuiti in busta paga: come registrarli
• Gli errori più frequenti nelle PMI
• Il nostro punto di vista
• Gestisci ferie e permessi con HRpro
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa sono i permessi retribuiti e come si distinguono da ferie e congedi

Un permesso retribuito è un’assenza breve, giustificata da un motivo preciso, che non riduce la retribuzione. La differenza con le altre assenze sta nella durata, nella finalità e in chi decide quando usarle.

• Permessi: assenze brevi e occasionali, di ore o di pochi giorni, per motivi personali o familiari.
• Congedi: assenze di media o lunga durata legate a situazioni specifiche, come maternità, paternità o assistenza continuativa a un familiare. La distinzione tra permessi e congedi sta proprio nella durata e nella finalità dell’assenza.
• Ferie: il riposo annuale di ogni dipendente, non legato a un evento particolare.
• Permessi non retribuiti: assenze concesse senza stipendio, con la relativa trattenuta in busta paga per le ore non lavorate.

Se vuoi un confronto più dettagliato, con esempi pratici, leggi la nostra guida sulla differenza tra ferie, permessi, ROL e malattia.

Un punto da tenere a mente: legge e contratti collettivi lavorano insieme. La legge fissa una base minima, mentre i CCNL possono prevedere ipotesi aggiuntive o condizioni più favorevoli per il lavoratore. Per questo, prima di rispondere a una richiesta, controlla sempre il contratto applicato in azienda.

I permessi retribuiti previsti dalla legge

Questi permessi spettano a prescindere dal CCNL. Il contratto può migliorarli, non peggiorarli.

Lutto e grave infermità: i 3 giorni all’anno

È la risposta alla domanda più frequente: chi ha diritto ai 3 giorni di permesso retribuito? Secondo la Legge 53/2000, art. 4, comma 1, ogni dipendente ha diritto a tre giorni lavorativi di permesso retribuito all’anno in caso di decesso o di documentata grave infermità di:

1. coniuge;
2. parente entro il secondo grado;
3. convivente, purché la stabile convivenza risulti da certificazione anagrafica.

C’è anche un limite di tempo. Il regolamento attuativo, il D.M. 21 luglio 2000, n. 278, stabilisce che i giorni vanno usati entro sette giorni dal decesso o dall’accertamento della necessità terapeutica, senza contare festivi e giorni non lavorativi.

Esempio pratico: un dipendente perde il padre il giovedì. Può assentarsi venerdì, lunedì e martedì: sabato e domenica, se non lavorativi, non contano né come giorni di permesso né nel termine dei sette giorni.

Legge 104: i 3 giorni al mese

La Legge 104/1992 riconosce due casi distinti, come spiega la scheda INPS sui permessi della Legge 104:

• il dipendente con disabilità grave (art. 3, comma 3) ha diritto a tre giorni di permesso retribuito al mese, frazionabili in ore;
• il dipendente che assiste un familiare con disabilità grave ha diritto a tre giorni di permesso mensili retribuiti.

La condizione di disabilità grave deve essere accertata dalla Commissione medica integrata ASL/INPS e la domanda si presenta online all’INPS. Il dipendente deve poi comunicare tempestivamente all’INPS e al datore di lavoro ogni variazione rispetto a quanto dichiarato nella domanda.

Per l’ufficio HR il nodo è la pianificazione: tre giorni al mese, magari frazionati in ore, vanno registrati con precisione e coordinati con i turni del reparto. Se hai dubbi su un caso specifico, ad esempio più familiari che assistono la stessa persona, fai verificare la posizione dal tuo consulente del lavoro prima di autorizzare le assenze.

Donazione di sangue e di midollo osseo

Il dipendente che dona sangue gratuitamente ha diritto a una giornata di riposo retribuita. L’azienda paga la giornata e poi chiede il rimborso all’INPS, entro il mese successivo a quello della donazione o dell’accertamento di inidoneità.

Per chi dona midollo osseo, la tutela è più ampia: spetta la normale retribuzione per i giorni di degenza e di convalescenza necessari, oltre ai permessi orari per gli accertamenti e i prelievi preliminari. Il datore anticipa la retribuzione e può conguagliare quanto pagato con i contributi e le altre somme dovute all’INPS.

Gli altri permessi legati a eventi della vita

Esistono poi altre assenze tutelate che vedi spesso nelle richieste dei dipendenti: il congedo matrimoniale, i riposi per l’allattamento, i permessi per gli esami prenatali, quelli per chi svolge funzioni ai seggi elettorali. Durata, retribuzione e chi paga cambiano da caso a caso e spesso il CCNL interviene sui dettagli. Prima di autorizzarli, verifica la norma di riferimento e il contratto applicato, oppure chiedi conferma al tuo consulente del lavoro.

Permessi personali retribuiti: cosa decide il CCNL

Qui sta la parte che varia di più da un’azienda all’altra. I permessi personali retribuiti non sono fissati per legge in modo uguale per tutti: li disciplina il contratto collettivo. Le voci più diffuse sono tre.

1. ROL (riduzione orario di lavoro): ore di permesso che maturano nel corso dell’anno, in misura stabilita dal CCNL.
2. Ex festività: ore che compensano alcune festività soppresse, anch’esse quantificate dal contratto.
3. Permessi per motivi personali o familiari: un monte ore annuo da usare per esigenze personali, spesso senza obbligo di dettagliare il motivo.

Due esempi mostrano quanto possano essere diverse le regole:

• un CCNL pubblicato in Gazzetta Ufficiale nel 2022 prevede, all’art. 31, 18 ore annue di permesso retribuito per motivi personali o familiari, concesse su domanda e compatibilmente con le esigenze di servizio;
• il CCNL del lavoro domestico riconosce permessi retribuiti per visite mediche documentate fino a 16 ore annue per i lavoratori conviventi e 12 ore per i non conviventi con orario settimanale di almeno 30 ore.

Per i permessi contrattuali, la concessione dipende in genere dalla richiesta del dipendente e dalla valutazione del datore, che può accordarli o negarli in base alle esigenze organizzative. Diverso è il caso dei permessi di legge come lutto e Legge 104, che sono un diritto quando ricorrono i presupposti.

Cosa controllare nel tuo CCNL:

• quante ore di ROL ed ex festività maturano ogni anno e in base a cosa (mesi lavorati, part-time);
• il preavviso richiesto per chiedere il permesso;
• se le ore non godute si riportano all’anno successivo o vengono pagate, e con quali scadenze;
• eventuali permessi aggiuntivi, ad esempio per visite mediche o motivi familiari.

Come si chiede un permesso retribuito

Il percorso cambia in base al tipo di permesso, ma in azienda funziona quasi sempre così.

1. Il dipendente presenta la richiesta indicando tipo di permesso, giorni o ore e, quando serve, il motivo.
2. Se il permesso passa dall’INPS (come la Legge 104), il dipendente presenta anche la domanda online all’Istituto.
3. Il responsabile verifica saldo disponibile, regole del CCNL e copertura del reparto.
4. Il permesso viene approvato o respinto, con una comunicazione chiara al dipendente.
5. Il dipendente consegna il giustificativo, se previsto, entro i tempi stabiliti.
6. L’ufficio HR registra l’assenza con la causale corretta, pronta per la busta paga.

Quando questo flusso passa da email, messaggi e fogli Excel, è facile perdere una richiesta o registrare la causale sbagliata. Abbiamo descritto come costruire un processo ordinato nella guida su come gestire ferie e permessi e in quella sulla gestione digitale dei permessi.

Quali documenti servono

I documenti sanitari contengono dati particolari: vanno conservati con accessi limitati e solo per il tempo necessario. Trovi indicazioni operative nella nostra guida sulla privacy dei dati del personale.

Permessi retribuiti in busta paga: come registrarli

Nel cedolino ogni permesso deve comparire con la sua causale. Non è un dettaglio formale: dalla causale dipende chi sostiene il costo.

• Permessi pagati dall’azienda, come ROL ed ex festività: riducono il saldo ore del dipendente ma non la retribuzione.
• Permessi anticipati dall’azienda e recuperati, come la donazione di midollo osseo, dove il datore anticipa la retribuzione e conguaglia con le somme dovute all’INPS, o la donazione di sangue, per cui chiede il rimborso.
• Permessi pagati direttamente dall’INPS: per gli operai agricoli a tempo determinato e indeterminato, l’indennità della Legge 104 è versata dall’INPS su domanda dell’interessato.
• Permessi non retribuiti: generano una trattenuta per le ore non lavorate.

Un permesso registrato con la causale sbagliata significa un cedolino da correggere, un conguaglio perso o un saldo ore che non torna. Per questo la base di tutto è una rilevazione delle presenze affidabile: se vuoi capire gli obblighi, leggi la guida su rilevazione presenze e normativa.

Gli errori più frequenti nelle PMI

• Applicare le regole di un altro CCNL: ore di ROL e preavvisi cambiano da contratto a contratto.
• Confondere permessi e ferie: scalare un lutto dal saldo ferie è un errore che il dipendente nota subito.
• Dimenticare la finestra dei sette giorni per lutto e grave infermità.
• Non chiedere il rimborso INPS per la donazione di sangue entro il mese successivo.
• Saldi ore aggiornati a mano, che a fine anno non coincidono con quelli del consulente.
• Giustificativi sparsi tra email e cassetti, difficili da ritrovare in caso di controllo.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con titolari, uffici HR e consulenti del lavoro, e vediamo che il problema dei permessi retribuiti raramente è la norma. Le regole si trovano. Il problema è il passaggio tra la richiesta del dipendente e il cedolino: un messaggio su WhatsApp, un’approvazione a voce, una causale scritta in fretta su un foglio condiviso.

Per questo pensiamo che la gestione dei permessi debba partire dal telefono del dipendente e arrivare al consulente paghe senza ricopiature. Il dipendente vede il suo saldo e chiede il permesso dall’app. Il responsabile approva. L’assenza entra nelle presenze con la causale giusta e finisce nel tracciato per il software paghe. Meno passaggi manuali significa meno errori, e meno errori significa dipendenti più sereni e consulenti che non devono rincorrere nessuno a fine mese.

Un consiglio pratico: configura nel sistema le regole del tuo CCNL una volta sola, all’inizio. Ore di ROL, ex festività, permessi personali. Da lì in poi i saldi si aggiornano da soli e ogni richiesta viene confrontata con quanto davvero disponibile.

— Ufficio

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Domande frequenti

Quali sono i permessi retribuiti previsti in Italia?

Per legge spettano i 3 giorni annui per lutto o grave infermità di un familiare, i 3 giorni mensili della Legge 104, la giornata di riposo per la donazione di sangue e i permessi per la donazione di midollo osseo. A questi si aggiungono i permessi stabiliti dal CCNL, come ROL, ex festività e ore per motivi personali.

Chi ha diritto ai 3 giorni di permesso retribuito?

Ogni lavoratore dipendente, in caso di decesso o documentata grave infermità del coniuge, di un parente entro il secondo grado o del convivente con stabile convivenza certificata. I giorni sono tre all’anno e vanno usati entro sette giorni dall’evento, esclusi festivi e giorni non lavorativi.

Il datore di lavoro può negare un permesso retribuito?

Dipende dal tipo. I permessi di legge, come lutto e Legge 104, sono un diritto quando ci sono i presupposti. I permessi contrattuali, come ROL e permessi personali, sono di norma concessi su richiesta e valutati in base alle esigenze organizzative, secondo le regole del CCNL.

I permessi retribuiti riducono le ferie?

No. Ferie e permessi sono istituti separati, con saldi distinti. Un permesso retribuito si scala dal suo monte ore o non si scala affatto, come nel caso del lutto, ma non tocca mai il saldo ferie.

Fonti

• Dipartimento per le politiche della famiglia: congedi retribuiti e non per eventi particolari
• Normattiva: D.M. 21 luglio 2000, n. 278
• INPS: permessi Legge 104/1992
• INPS: rimborso per i giorni di riposo del lavoratore che dona il sangue
• INPS: rimborso per i giorni di riposo del lavoratore che dona il midollo osseo
• Gazzetta Ufficiale: CCNL 2022, art. 31
• INPS: CCNL sulla disciplina del rapporto di lavoro domestico
• La Legge per Tutti: permessi retribuiti sul lavoro
• FP CGIL: guida ai permessi retribuiti e non retribuiti

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